Een goede factuur opstellen: zo doe je dat

Een factuur is niet zomaar een papiertje of een e-mail met daarop een betalingsverzoek. Een correcte factuur voorkomt misverstanden en betaalachterstanden. Maar wat maakt een factuur nu goed? Hier lees je alles wat je moet weten.

De verplichte onderdelen van een factuur

Om volledig aan de Nederlandse wet- en regelgeving te voldoen, zijn er een aantal verplichte onderdelen die elke factuur moet bevatten. Dit zijn de basisdetails die niet mogen ontbreken:

1. Jouw bedrijfsgegevens

Je moet duidelijk maken wie de factuur verstuurt. Vermeld daarom de volgende gegevens:

• Bedrijfsnaam (zoals geregistreerd bij de Kamer van Koophandel)
• Adresgegevens
• Contact gegevens (denk aan zakelijk e-mailadres en telefoonnummer)
• KvK-nummer
• Btw-nummer

2. Gegevens van de klant

Het is belangrijk om jouw klant correct aan te spreken. Vermeld deze gegevens:

• Bedrijfsnaam (zoals geregistreerd bij de Kamer van Koophandel)
• Adresgegevens
• Contactgegevens (denk aan zakelijk e-mailadres en telefoonnummer)
• Eventueel het KVK-nummer van de klant (gewoon voor extra duidelijkheid)
• Btw-nummer van de klant

3. Een uniek factuurnummer

Elke factuur moet een uniek nummer hebben. Deze nummers moeten oplopend zijn. Dit maakt het eenvoudiger om je administratie overzichtelijk te houden en voorkomt verwarring bij jou, je klant, en de Belastingdienst.

4. Datum van uitgifte

De factuurdatum geeft aan wanneer de factuur is verstuurd. Dit onderdeel is cruciaal, vooral met het oog op de betalingstermijn (komen we zo op terug).

5. Omschrijving van de geleverde goederen of diensten

Je moet duidelijk maken wat je hebt geleverd. Denk aan:

• Het type product of dienst
• De hoeveelheid (bijvoorbeeld aantal uren of producten)
• De periode waarin je diensten hebt geleverd (indien van toepassing)

Zo weet de klant precies waar de factuur over gaat en voorkom je discussies.

6. Het bedrag en de btw

De financiële kern van de factuur. Dit zijn de onmisbare punten:

• Het totaalbedrag exclusief btw
• Het toegepaste btw-tarief (bijvoorbeeld 21%, 9% of 0%)
• Het totaalbedrag inclusief btw

Voor een factuur met een 0%-tarief of een btw-vrijstelling moet je altijd de reden hiervoor vermelden, zodat voor de Belastingdienst duidelijk is waarom hier geen btw op zit (zie ook ons blog over btw verleggen).

7. Betalingstermijn

Geef helder aan wat de termijn is waarin de klant jouw factuur moet betalen. Een betalingstermijn van 30 dagen wordt gezien als standaard.

Snel aan de slag met het opstellen van sterke facturen? Bekijk dan eens de gratis Factuurgids van ZZP Finance. Hier zitten factuurtemplates bij die direct te gebruiken zijn voor jouw bedrijf.

Hoe Voldaan jou helpt

Bij Voldaan nemen we jouw facturen over en betalen we ze direct uit. Zo hoef jij je geen zorgen te maken over lange betaaltermijnen of de administratieve last van het debiteurenbeheer en kun je je volledig richten op het laten groeien van jouw bedrijf.