Factuur aan een gemeente sturen? Hier moet je op letten

Betalingstermijn gemeente

Factureren aan een gemeente kan voor ondernemers een mooie kans zijn: de overheid is immers een betrouwbare opdrachtgever met vaak grote opdrachten. Toch kent samenwerken met gemeenten ook zijn uitdagingen, vooral als het gaat om betalingen. Gemeenten zijn wettelijk verplicht om binnen 30 dagen te betalen. Alleen in uitzonderlijke gevallen mag dit verlengd worden tot 60 dagen.

Helaas blijkt in de praktijk dat het niet altijd zo soepel verloopt. Uit cijfers blijkt dat gemeenten gemiddeld 10% van alle facturen niet op tijd betalen. Bij maar liefst 200 gemeenten lag dit percentage zelfs nog hoger. Voor ondernemers kan dat grote gevolgen hebben: je mist tijdig geld om je eigen leveranciers te betalen, salarissen uit te keren of te investeren in groei. Zeker voor kleinere ondernemers of zzp’ers kan een late betaling direct voor liquiditeitsproblemen zorgen. Gelukkig zijn er manieren om dit risico te beperken en je cashflow gezond te houden.

Waar moet je op letten in een samenwerking met een gemeente

Een samenwerking met een gemeente kan een stabiele basis voor je bedrijf vormen, mits je goed voorbereid bent. Gemeenten werken vrijwel altijd met een inkoopovereenkomst of raamcontract. Let hierbij op een aantal zaken:

• Voorwaarden en verplichtingen
  Lees de overeenkomst zorgvuldig door en kijk of de voorwaarden realistisch zijn voor jouw situatie. Denk aan zaken zoals levertijden, aansprakelijkheid en eventuele boetebepalingen.

• Beschikbare capaciteit
  Heb je voldoende tijd en middelen om het werk uit te voeren? Een samenwerking met een gemeente kan omvangrijker zijn dan je in eerste instantie denkt. Het is zonde als je tussentijds moet stoppen omdat je de uren niet rond krijgt.

• Duidelijke afspraken
  Zorg dat helder is wat jij gaat leveren en wat de gemeente van jou mag verwachten. Dit voorkomt discussies achteraf en maakt het eenvoudiger om te factureren zodra jouw werk is afgerond.

• Betaalafspraken
  Controleer goed wanneer je mag factureren en wanneer je daadwerkelijk betaald krijgt. Soms staat er een betaaltermijn van 90 dagen in een contract, terwijl dit wettelijk gezien alleen mag als er een duidelijke reden voor is. Staat dit niet goed omschreven, dan kun je dit aankaarten.

Een tip: zorg dat je altijd schriftelijke bevestigingen hebt van afspraken. Dit geeft je meer zekerheid en houvast mocht er later discussie ontstaan over betalingen.

Factuurovername als een gemeente de debiteur is

Wanneer je toch te maken krijgt met late betalingen, kan factoring een oplossing bieden. Bij factoring verkoop je je factuur direct na verzending aan een partij zoals Voldaan. Je ontvangt meestal binnen 24 uur het geld, zodat je cashflow niet in gevaar komt. De factoringmaatschappij wacht vervolgens zelf op de betaling van de gemeente.

Bij Voldaan profiteer je van een speciaal tarief wanneer de debiteur een overheidsinstelling is, zoals een gemeente. Tijdens de aanmelding kun je eenvoudig aangeven dat het om een gemeente gaat. Ben je al klant en komt er een nieuwe samenwerking met een gemeente of andere overheidsinstelling bij, geef dit dan door, zodat je ook hiervoor gebruik kunt maken van het gunstige tarief.