E-facturatie: nieuwe Europese regels en Nederlands beleid (2026)

Er komen belangrijke veranderingen aan met betrekking tot factureren, zowel in Nederland als op Europees niveau: E-facturatie. Mogelijk heb je er al eens iets over voorbij zien komen. Misschien klonk het ingewikkeld, of dacht je: dat is iets voor later. Toch is het slim om er nu al bij stil te staan zodat je de toekomst goed voorbereid tegemoet kan treden.

In dit artikel leggen we uit wat e-facturatie precies is, wat de huidige Nederlandse regels zijn en wat er vanuit Europa op de planning staat. Ook geven we je concrete stappen om je voor te bereiden.

Wat je leert in dit artikel:

• Het verschil tussen een e-factuur en een gewone pdf.
• De huidige Nederlandse regels en wat er op EU-niveau verandert.
• Simpele stappen om er zelf met e-facturatie aan de slag te gaan.

Wat is e-facturatie?

Een e-factuur is een factuur in een vast, gestructureerd databestand. Daardoor kan software de gegevens automatisch uitlezen en verwerken, zonder dat er iemand handmatig overtypt. Denk aan het factuurnummer, het bedrag en de btw: alles staat op een vaste plek die systemen direct herkennen.

Een pdf-factuur die je via de mail verstuurt, is dus géén e-factuur. Het is gewoon een digitale versie van een papieren factuur. Handig, maar voor een computer vaak net zo lastig te lezen als een foto.

• Pdf-factuur: bedoeld om door een mens gelezen te worden.
• E-factuur: bedoeld om door software gelezen en verwerkt te worden.

Huidige Nederlandse regels omtrent e-facturatie (2026)

Op dit moment heb je als ondernemer veel vrijheid. Wanneer je aan de Rijksoverheid factureert dan ben je verplicht om gebruik te maken van e-facturatie, maar facturen aan andere partijen kunnen zowel e-facturen als pdf-facturen zijn of zelfs fysieke papieren facturen. Er is dus nog geen algemene verplichting om e-facturen te gebruiken.

Wel zijn er twee voorwaarden als je geen gebruik maakt van e-facturatie:

• Je afnemer moet akkoord zijn met de manier van factureren.
• Je moet de echtheid van de factuur kunnen waarborgen.

Hoe je dat precies regelt, mag je zelf bepalen. Voor de meeste zzp’ers en kleine ondernemers verandert er op dit moment. Je mag gewoon blijven werken zoals je gewend bent.

Nieuwe wetgeving vanuit de EU

Nu het stukje dat de toekomst bepaalt. De Europese Unie heeft begin 2025 een pakket aangenomen met de naam VAT in the Digital Age, kortweg ViDA. Het doel van de ViDA is om de btw-systemen in Europa te moderniseren en btw-fraude tegen te gaan. E-facturatie speelt daarin een centrale rol. Hierin zijn onder andere de volgende data vastgelegd:

• Sinds 14 april 2025 mogen EU-lidstaten zelf, onder bepaalde voorwaarden, e-facturatie verplicht stellen.
• Vanaf 1 juli 2030 gelden er digitale rapportageverplichtingen voor grensoverschrijdende B2B-transacties binnen de EU. Deze zijn gebaseerd op e-facturatie.
• Uiterlijk 1 januari 2035 moeten landen met een eigen digitaal rapportagesysteem deze afgestemd hebben op de Europese standaard.

Het Europese beleid wordt dus stapsgewijs uitgerold, maar het staat de afzonderlijke lidstaten vrij om de verplichting tot e-facturatie sneller door te voeren.

Wat betekent dit nu concreet voor jou?

Lever je vooral aan Nederlandse klanten of particulieren? Dan verandert er op de korte termijn weinig voor jou. De directe EU-verplichting vanaf 2030 richt zich namelijk op grensoverschrijdende handel tussen bedrijven (B2B).

Wel kan Nederland er zelf voor kiezen om e-facturatie breder in te voeren. Het is dus verstandig om de ontwikkelingen in de gaten te houden, ook als je alleen binnen de landsgrenzen werkt.

Heb je klanten in andere EU-landen? Dan ben je de eerste groep die vanuit de Europese wetgeving met e-facturatie te maken krijgt. Vanaf 1 juli 2030 moeten facturen voor deze transacties in een gestructureerd e-factuurformaat worden opgesteld en digitaal gerapporteerd.

Veel boekhoudprogramma’s spelen hier op in of zullen dat naar verwachting gaan doen. Doet jouw boekhoudprogramma dat niet of maak je geen gebruik van boekhoudsoftware, dan vind je op deze pagina meer informatie over hoe je alsnog e-facturen kunt versturen.

Zo bereid je je voor op e-facturatie

Vooruitdenken maakt de overgang straks moeiteloos. Deze stappen helpen je op weg:

1. Check je facturatiesoftware. Werk je al met een online boekhoudpakket of facturatieprogramma? Vraag of zij e-facturatie ondersteunen. De meeste aanbieders bouwen dit gewoon in, zonder dat jij iets hoeft te doen.
2. Stap af van losse Word- of pdf-facturen. Werk je nog met handmatige documenten? Overweeg dan de overstap naar facturatiesoftware. Dat scheelt je nu al tijd en helpt bij het toekomstbestendig maken van je bedrijf.
3. Blijf op de hoogte. Volg betrouwbare bronnen zoals het Ondernemersplein of de Kamer van Koophandel voor het laatste nieuws. Zo word je nooit verrast.

Het mooie is: e-facturatie is uiteindelijk vooral handig. Minder overtypen, minder fouten en snellere verwerking. Je administratie wordt er gewoon makkelijker van.

Krijg snel betaald met Voldaan

Facturen worden de komende jaren digitaler en gestructureerder. Maar één ding blijft altijd hetzelfde: of je nu een pdf of een e-factuur stuurt, je blijft afhankelijk van het moment waarop je klant betaalt. Hoe slim je facturen ook zijn opgemaakt, wachten op je geld blijft vervelend. Voldaan helpt je snel toegang te krijgen tot je inkomsten.

Met factoring zet je je openstaande facturen direct om in geld op je rekening. Je hoeft niet te wachten op je klanten, ongeacht in welk formaat je factureert. Daarnaast nemen we het debiteurenbeheer uit handen: het bijhouden van wie nog moet betalen, het sturen van herinneringen en het nabellen van klanten regelen wij.

Handig om te weten: in zowel je huidige boekhoudprogramma als wanneer je gebruik maakt van e-facturatie, kun je standaard factuurtemplates opslaan en direct toepassen. Zo gebruik je zonder extra werk direct de juiste cessie tekst op de facturen die je wilt voorfinancieren middels factoring.

Ben je benieuwd wat Voldaan voor jou en jouw onderneming kan betekenen? Neem dan contact met ons op of meld je direct aan.