Zo win jij een aanbesteding van de overheid

De overheid is een van de grootste opdrachtgevers van Nederland. Van kantoormeubels tot softwareontwikkeling, van schoonmaak tot creatieve campagnes: gemeenten, provincies en ministeries kopen voortdurend producten en diensten in. Dat doen ze veelal via aanbestedingen.

Wil jij nu graag in aanmerking komen voor een aanbesteding en zo een zeer stabiele klant aan je netwerk toevoegen? Dan is dit artikel voor jou. We leggen uit wat aanbestedingen precies zijn, waarom de overheid ze gebruikt, hoe het proces verloopt en hoe jij mee kan dingen naar een toffe nieuwe opdracht.

Wat is een aanbesteding precies?

Een aanbesteding is de manier waarop een overheidsinstelling een opdracht in de markt zet. In plaats van zomaar een leverancier kiezen, vraagt de overheid meerdere bedrijven om een aanbod te doen. Vervolgens kiest ze het beste voorstel.

Aanbestedingsprocedures zijn in het leven geroepen om eerlijke concurrentie te bevorderen. Afhankelijk van de opdracht moeten de bedrijven die meedingen aan verschillende eisen voldoen, maar iedereen krijgt dezelfde informatie op basis waarvan ze een voorstel in kunnen dienen.

Stel, een gemeente wil een nieuw evenement organiseren en zoekt een communicatiebureau. In plaats van het bevriende bureau om de hoek te bellen, schrijft ze een aanbesteding uit. Zo krijgen meerdere bureaus de kans om hun ideeën en prijs in te dienen.

Waarom werkt de overheid met aanbestedingen?

De overheid geeft belastinggeld uit en moet daarvoor verantwoording af kunnen leggen. Ze moet kunnen aantonen dat ze het geld zorgvuldig en eerlijk besteedt. Aanbestedingen helpen daarbij. Ze zorgen voor drie dingen:

• Transparantie. Iedereen ziet welke opdrachten er zijn en welke regels gelden.
• Eerlijke concurrentie. Geen voorkeursbehandeling, maar gelijke kansen voor alle ondernemers die de opdracht aan kunnen.
• Beste prijs-kwaliteit. De overheid kiest het voorstel met de meeste waarde, niet altijd de laagste prijs.

Grote opdrachten moeten daarnaast zo veel mogelijk opgedeeld worden in kleine stukken, zodat ook kleine ondernemers een kans maken op de aanbesteding. Dus ook al is je bedrijf net pas gestart, ook jij maakt een eerlijke kans op opdrachten binnen jouw sector. Je concurreert op kwaliteit en aanpak, niet op je netwerk.

Waar zijn de regels voor een aanbesteding op gebaseerd?

Niet elke opdracht verloopt op dezelfde manier. Hoe een aanbesteding wordt opgezet, hangt vooral af van de geschatte waarde van de opdracht. Hoe hoger het bedrag, hoe strenger de regels. Er kan onderscheid gemaakt worden tussen de volgende 3 vormen:

1. Onderhandse aanbesteding

Bij kleinere opdrachten nodigt de overheid zelf een paar bedrijven uit om een offerte te sturen. Vaak gaat het om één partij (enkelvoudig) of een handvol partijen (meervoudig). Dit is laagdrempelig en gaat relatief snel. Voor kleine opdrachten zouden de kosten van een aanbestedingsprocedure niet in verhouding staan tot de opdracht, dus is dit de meest zorgvuldige manier om met belastinggeld om te gaan. Ben jij nu net de gelukkige die deze onderhandse aanbesteding krijgt, check dan meteen even onze artikelen over factureren aan de overheid en e-facturatie.

2. Nationale aanbesteding

Bij grotere bedragen moet de opdracht openbaar worden aangekondigd in Nederland. Elke ondernemer die voldoet aan de eisen mag dan meedoen. Je kan je aanmelden voor een aanbesteding via TenderNed (‘tender’ is een ander woord voor ‘aanbesteding’). Daar worden de opdrachten van gemeenten, provincies en ministeries aangekondigd.

3. Europese aanbesteding

Boven bepaalde drempelbedragen is de overheid verplicht de opdracht Europees aan te kondigen. Dan kunnen dus ook bedrijven uit andere EU-landen meedingen. De regels zijn hier het strengst, maar het zijn vaak ook de grootste opdrachten. De precieze drempelbedragen veranderen om de paar jaar en zijn soms ook sector afhankelijk.

Je kunt je aanmelden voor Europese aanbestedingen vanuit de Nederlandse overheid én andere Europese overheden via het platform Tenders Electronic Daily (TED). Op deze pagina van de RVO (Rijksdienst Voor Ondernemend Nederland) vind je aanvullende informatie die je kan helpen om een Europese aanbesteding binnen te slepen.

Hoe verloopt het aanbestedingsproces?

Het aanbestedingsproces verschilt per opdracht, maar de volgende elementen komen er altijd in voor.

1. Aankondiging en documenten. De overheid publiceert de opdracht. Hier vind je alle documenten die je nodig hebt om te bepalen of jouw bedrijf in aanmerking komt, wat de eisen en planning zijn, en wat er van je verwacht wordt om de opdracht te winnen.
2. Vragen stellen. Tot een bepaalde datum kun je vragen stellen over de aanbesteding. Deze vragen worden vervolgens beantwoord in een ‘Nota van Inlichting’. Iedereen ziet alle vragen en antwoorden in deze Nota, maar het is niet publiekelijk zichtbaar wie de vragen heeft gesteld.
3. Inschrijven. Wanneer je in aanmerking komt voor de opdracht en een plan van aanpak hebt bedacht, dan kun je je op de opdracht inschrijven. Hiervoor heb je, afhankelijk van de opdracht, heel wat documenten voor nodig dus wacht niet tot de uiterste deadline om alles te verzamelen.
4. Beoordeling. Vervolgens is het afwachten. De opdrachtgever kan alle voorstellen pas inzien wanneer de inschrijving sluit. Daarna begint de beoordeling waarop je hoort of je de aanbesteding hebt gekregen of niet.
5. Contract en uitvoering. Heb je gewonnen? Dan teken je het contract en kun je van start met de uitvoering.

5 tips om je kansen voor een aanbesteding te vergroten

Afhankelijk van de soort aanbesteding zullen er veel, en vaak veelal grote bedrijven die al meer ervaring hebben met aanbestedingen, organisaties meedingen naar de opdracht. Hierbij 5 praktische tips om als de beste uit de bus te komen.

1. Lees de gegeven documenten grondig door

Dit klinkt als een open deur. We bedoelen dan ook niet ‘lees wat de opdracht is’, maar kijk echt goed naar de gunningscriteria die benoemd staan en welk probleem de overheidsinstelling middels de aanbesteding wil oplossen. Schrijf je voorstel met die specifieke punten als rode draad door je verhaal.

2. Beantwoord de vraag die gesteld wordt

Het is gemakkelijk om enthousiast te worden over een leuke opdracht. Enthousiasme wordt natuurlijk aangemoedigd, maar een beoordelaar van de aanbesteding wil in de kern weten of jij de opdracht uit kan voeren, wat je kwaliteitsgaranties zijn, en hoeveel je ervoor vraagt. Per aanbesteding zullen er andere vragen gesteld worden, maar let op dat je altijd bij de kern van de vraag blijft. Wees helder en to the point.

3. Begin op tijd

Een sterk voorstel in elkaar zetten kan veel tijd kosten, maar voor een aanbesteding worden er vaak nog aanvullende documenten gevraagd. Denk daarbij aan jaarcijfers die aantonen dat je een stabiele partner voor de overheid bent en een Gedragsverklaring Aanbesteding. Deze documenten moeten misschien nog opgemaakt, aangevraagd of geüpdatet worden, waar al snel veel tijd in kan gaan zitten.

4. Werk samen

Je hoeft aanbestedingen niet in je eentje op te pakken. Wanneer je een toffe opdracht voorbij ziet komen maar weet dat jouw bedrijf te klein is om hem aan te kunnen, dan kun je samenwerken met partners. Hiervoor moet je je gezamenlijk inschrijven en mocht de opdracht jullie toekomen dan moeten jullie hem ook gezamenlijk uitvoeren. Dit kan mooie kansen creëren om je bedrijf te laten groeien en duidelijker op de kaart te zetten.

5. Houd je aan de deadlines

Dit klinkt misschien nogmaals als een open deur, maar het is heel simpel: mis je een deadline, om wat voor een reden dan ook, dan lig je eruit. Geen discussie mogelijk.

Optimaliseer je cashflow met Voldaan

Aanbestedingen kunnen mooie kansen geven en grote facturen opleveren. Zeer waarschijnlijk gaat er echter ook een grote investering aan vooraf, dus zodra de factuur is uitgeschreven wil je niet te lang wachten op dat geld. Daarnaast zijn overheden stabiele debiteuren, maar je moet vaak door veel hoepels springen voor je de juiste afdeling hebt gevonden en communicatie gaat vaak traag.

Wij helpen je om de prijs van de gewonnen aanbesteding zo snel mogelijk binnen te slepen. Door je factuur te factoren via Voldaan, krijg jij het geld waar je zo hard voor hebt gewerkt binnen 24 uur op je rekening. Ook kennen wij de financiële werkwijze van overheidsinstellingen als onze broekzak. Door het debiteurenbeheer uit handen te geven, bespaar je jezelf het uitzoekwerk en de telefoontjes. Zo houd jij je cashflow gezond en kun je na een welverdiende break met een gerust hart weer aan de volgende opdracht beginnen.

Meld je direct aan en ontdek wat Voldaan voor jouw onderneming kan betekenen.