Klant worden bij Voldaan: in 6 duidelijke stappen geld op jouw rekening

Je hebt een opdracht afgerond, het harde werk zit erop en de klant is tevreden. Dit is het moment waarop je jouw succes wilt vieren. In plaats daarvan moet je echter weken wachten op je geld. Lange betalingstermijnen leggen druk op je beschikbare werkkapitaal. Hoe betaal je in de tussentijd je eigen rekeningen, software of leveranciers?

Door je facturen te verkopen aan Voldaan, transformeer je ze binnen 24 uur in bruikbaar werkkapitaal. Dit biedt direct de financiële ademruimte die je nodig hebt om te investeren in nieuwe projecten.

In dit artikel leggen we je stap voor stap uit hoe je je aanmeldt bij Voldaan, aan welke voorwaarden je factuur moet voldoen en hoe je jouw eerste factuur succesvol instuurt. Gebruik deze handleiding als jouw persoonlijke checklist. Zo weet je zeker dat alles direct goed gaat.

Stap 1: controleer de spelregels voor je factuur

Voordat je een account aanmaakt, is het belangrijk om te weten of jouw factuur geschikt is voor factuurovername. Wij houden van duidelijkheid en hanteren daarom een paar simpele, spelregels. Loop deze checklist na om teleurstellingen te voorkomen:

• Het is een zakelijke factuur (B2B)
  Wij nemen uitsluitend facturen over die gericht zijn aan andere bedrijven of aan de overheid. Facturen aan particulieren (consumenten) komen helaas niet in aanmerking voor onze dienstverlening.
• Je wil op jaarbasis minimaal €25.000,- aan facturen verkopen
  Om onze service efficiënt en betaalbaar te houden, hanteren we een minimumbedrag per jaar. De facturen die jij op jaarbasis overdraagt aan Voldaan moeten in totaal een minimale waarde hebben van €25.000,- inclusief btw.
• De werkzaamheden zijn volledig afgerond
  Wij financieren alleen werk dat daadwerkelijk is geleverd en afgerond. Er mag dus geen sprake zijn van vooruitfacturatie, deelfacturaties voor werk dat nog loopt, abonnementen of commissies. De klant moet het afgesproken product of de dienst volledig hebben ontvangen.
• Je facturen zijn niet verpand
  Heb je een zakelijke lening of doorlopend zakelijk krediet? Controleer dan goed je contract. Vaak eisen kredietverstrekkers dat jouw openstaande facturen (debiteuren) als onderpand dienen. Als jouw facturen al verpand zijn aan een kredietverstrekker, mogen wij ze juridisch gezien niet overnemen.
• De factuur is nog niet vervallen
  Wij kopen alleen nieuwe facturen of openstaande facturen waarvan de betalingstermijn nog niet is verstreken. Een factuur die al weken over de betaaldatum heen is, kunnen we niet meer in behandeling nemen (daarvoor heb je de diensten van een incassobureau nodig).
• Je gegevens komen overeen met die bij de KVK
  Zorg dat de bedrijfsnaam en het adres op jouw factuur exact overeenkomen met je registratie bij de Kamer van Koophandel. Ben je recent verhuisd of heb je een nieuwe handelsnaam? Geef dit dan eerst door aan de KVK.

Stap 2: maak je account aan en word klant

Voldoet jouw factuur aan alle bovenstaande spelregels? Fantastisch! Dan is het tijd om de samenwerking officieel te maken. Het aanmaken van een account bij Voldaan hebben we zo makkelijk mogelijk ingericht.

Ga naar de website van Voldaan of download onze app in de Google Play Store of Apple App Store. Klik op de knop om je aan te melden en vul je basisgegevens in. Denk daarbij aan de naam, je bedrijfsnaam en je contactgegevens.

Daarnaast vragen we je om enkele aanvullende documenten en informatie te uploaden:

• Kopie van de identificatiebewijs
  Dit kan een ID-kaart, paspoort of rijbewijs zijn. In de app kan je hier rechtstreeks een foto van maken. Let wel op dat het identificatiebewijs dat je gebruikt nog geldig is.
• Een korte video ter identificatie
  Wij zijn wettelijk verplicht om te controleren of de persoon op het identificatiebewijs ook daadwerkelijk de persoon is met wie we zaken doen. Een korte video is hier de beste manier voor. Je kunt hem direct in de app maken.
• Een factuur die je graag zou verkopen
  In de aanmelding noemen we dit een ‘voorbeeldfactuur’, maar het moet wel een echte factuur zijn. Wij gebruiken hem als voorbeeld om te kijken of je facturen in aanmerking komen voor factoring.
• Eventuele onderliggende documenten
  Dit is een vaag begrip, maar hiermee bedoelen we alle documenten die de voorbeeldfactuur onderbouwen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan urenbriefjes, rittenstaten of bewijs van levering.
• Bewijs van vastgelegde afspraken
  Wanneer je werk voor iemand levert, dan maak je hier afspraken over. Denk aan overeenkomsten, offertes of simpelweg e-mailverkeer waarin de opdracht wordt beschreven en geaccepteerd. Let op dat overeenkomsten en offertes altijd getekend moeten zijn!
• Maak een koppeling met je bank
  Om zeker te weten dat wij de factuur van je over kunnen nemen, moeten we controleren of er geen financiële regelingen lopen die bijten met onze service. Dit vereist wat financiële en juridische kennis. Het nakijken hiervan kun je gewoon aan ons overlaten.
• KVK-nummers van de klanten op wie jij je factuur wil verkopen
  Aan de hand van deze KVK-nummers doen wij een kredietcheck op jouw klant. Hier merkt je klant niets van en het geeft ons én jou inzicht in de financiële stabiliteit van de bedrijven met wie jij samenwerkt.

Zodra je alles hebt geüpload en de bankkoppeling hebt geactiveerd, gaat ons team direct voor je aan de slag. Binnen 24 uur controleren we je aanvraag. Is alles compleet en akkoord? Dan ontvang je het contract. Zet je digitale krabbel (die overeenkomt met je geüploade identificatiebewijs!) en gefeliciteerd: je bent officieel klant!

Stap 3: stem af met je klant (de debiteur)

Nu je klant bent, kun je in principe direct je eerste factuur insturen. Toch adviseren we je om eerst nog één belangrijke, praktische stap te zetten: Neem contact op met je opdrachtgever voordat je de factuur verstuurt.

Ondernemen draait om relaties bouwen. Voor jouw klant is het fijn om van tevoren te weten dat jij gebruikmaakt van een factoringmaatschappij. Bel ze op of stuur een kort berichtje. Leg uit dat je voor je eigen financiële administratie en cashflow samenwerkt met Voldaan. Vraag direct of ze hiermee akkoord gaan en of ze specifieke eisen hebben voor de factuurverwerking (zoals een verplicht inkoopnummer).

Door dit vooraf transparant te communiceren, voorkom je verrassingen. Je toont professionaliteit en zorgt ervoor dat je de relatie met jouw klant versterkt. Bij Voldaan hechten we veel waarde aan een goede introductie. We communiceren altijd vriendelijk met jouw debiteuren en een warme overdracht helpt ons enorm om de relatie vanaf het begin af aan sterk op te bouwen.

Stap 4: maak je factuur gereed

Je gaat nu je factuur opmaken in je eigen boekhoudprogramma of via je eigen vertrouwde template. Om de overname van een nieuwe factuur soepel te laten verlopen, moet je drie belangrijke aanpassingen doen op je document.

1. Plaats onze specifieke notificatietekst

Het is wettelijk verplicht om je klant te laten weten dat de factuur is overgedragen aan Voldaan. Je doet dit door onze officiële notificatietekst duidelijk zichtbaar op je factuur te plaatsen. Deze tekst vertelt je klant dat de factuur is overgedragen en dat zij uitsluitend nog bevrijdend kunnen betalen op het bankrekeningnummer van Voldaan.

2. Verwijder je eigen rekeningnummer

Om verwarring te voorkomen, is het essentieel dat je jouw bankrekeningnummer van de factuur haalt. Ook betaallinks en QR-codes moeten eraf gehaald worden. Als jouw klant het bedrag per ongeluk toch naar jouw eigen rekening overmaakt, zorgt dit voor jou én voor ons voor veel onnodige administratieve handelingen. Zorg dus dat alleen het rekeningnummer van Voldaan (IBAN NL54 RABO 0191 6252 99) op de factuur staat.

3. Let extra op als de btw verlegd is

Verleg jij de btw naar jouw opdrachtgever? Dan is het verplicht het btw-nummer van de opdrachtgever ook op de factuur te vermelden. Vergeet je dit? Dan is de factuur fiscaal niet geldig en kunnen wij deze helaas niet direct overnemen. Controleer dit dus altijd dubbel.

Let op: heb je de eerste factuur die je wilt verkopen al eerder aan je klant gestuurd, dan mag je die factuur niet meer aanpassen! Komen we zo op terug.

Stap 5: stuur je eerste factuur in

Je factuur is nu helemaal netjes opgemaakt volgens de regels. Het is tijd om deze in te dienen. Hierbij maken we onderscheid tussen een compleet nieuwe factuur en een factuur die je in het verleden al naar je klant had gestuurd.

Situatie A: het gaat om een nieuwe factuur

Heb je de klus net afgerond en maak je een nieuwe factuur op om naar de klant te sturen? Volg dan deze stappen:

1. Sla je factuur (inclusief notificatietekst en zonder eigen bankrekeningnummer) op als PDF.
2. Mail de factuur naar jouw opdrachtgever.
3. Zet info@factuurvoldaan.nl in de CC van deze e-mail. Zo weten wij precies wanneer en hoe de factuur naar de klant is gegaan.
4. Log in op jouw Voldaan portaal (of open de app) en upload de factuur. Voeg hier ook direct de onderliggende documenten aan toe, zoals een getekende urenregistratie, een afleverbon of een akkoord per e-mail. Dit versnelt ons goedkeuringsproces aanzienlijk.

Situatie B: het gaat om een reeds openstaande factuur

Soms bedenk je pas later dat je cashflow wel een boost kan gebruiken. Je hebt de factuur misschien vorige week al naar je klant gemaild, zonder onze notificatietekst. Geen probleem, dit lossen we eenvoudig op:

1. In de welkomstmail die je hebt gekregen toen je klant werd, vind je een speciaal e-mailtemplate voor openstaande facturen.
2. Vul dit template in met de juiste factuurgegevens.
3. Stuur deze e-mail naar je klant, wederom met info@factuurvoldaan.nl in de CC. Hiermee informeer je de klant achteraf over de overdracht.
4. Upload daarna de originele openstaande factuur en de bewijsstukken van het geleverde werk in jouw portaal.

Stap 6: ontspan en laat het beheer aan ons over

Zodra je de factuur hebt geüpload, gaat ons team direct aan de slag. Wij controleren de factuur en de bijgeleverde documenten. Als alles klopt, kopen we de factuur en maken we het volledige bedrag (minus onze vaste, transparante vergoeding) binnen 24 uur aan je over.

Vanaf dit moment nemen wij ook het debiteurenbeheer van je over. Je hoeft zelf niet meer achter je geld aan te bellen. Wij bewaken de betalingstermijn en sturen indien nodig vriendelijk en beleefd een herinnering naar je klant. Ons doel is om de relatie tussen jou en je opdrachtgever te professionaliseren en te versterken.

Ben jij klaar voor de volgende stap met je bedrijf? Start dan meteen je aanmelding.