Opfriscursus: de zakelijke administratie

De administratie is een bekend ‘moetje’ voor ondernemers. Het kost tijd die je er eigenlijk niet aan wilt besteden, maar je weet dat het nodig is dus met enige tegenzin ga je er toch bij elke aangifte weer braaf voor zitten.

Wij helpen je om het deze keer net even wat makkelijker te maken. Dit artikel dient als snelle opfriscursus. Met de benodigde informatie vers in je geheugen, heb jij die administratie zo weer op orde.

Wat is verplicht in je administratie?

We beginnen bij de basis. Volgens de Belastingdienst ben je als ondernemer wettelijk verplicht een goede administratie op te zetten en bij te houden. Daarbij gaat het om alle gegevens met betrekking tot je onderneming die je vastlegt, op papier of digitaal.

Denk daarbij aan de volgende onderdelen:

• Ontvangen offertes, facturen en kopieën van verzonden facturen
• Bankafschriften
• Kasadministratie en kassabonnen (ook kladaantekeningen)
• Financiële aantekeningen, zoals je inkoop- en verkoopboek
• Overeenkomsten en andere vastgelegde afspraken
• Agenda’s (zowel papier als digitaal)
• Correspondentie (zowel op papier als per e-mail, sms of app)
• Software en databestanden
• Indien van toepassing: urenregistratie
• Indien van toepassing: zakelijke kilometers, bijvoorbeeld via een rittenregistratie

Twijfel je of je iets in de administratie moet opnemen? Vraag je dan af of het document invloed heeft op je inkomsten, uitgaven, groei of voortbestaan van je bedrijf. Een nieuwsbrief van een ander bedrijf mag weg, maar een berichtje van een klant wil je bewaren.

Wat is het verschil tussen administratie en boekhouding?

Veel ondernemers gebruiken de woorden “administratie” en “boekhouding” door elkaar. Toch is er een verschil. De boekhouding wordt ook wel ‘de financiële administratie’ genoemd. Het is dus het onderdeel van de bredere administratie die zich volledig op de financiën richt.

Op basis van je boekhouding doe je bijvoorbeeld je belastingaangifte. Daarnaast gebruik je je boekhouding om inzicht te houden in de huidige financiële staat van je onderneming.

Je administratie is dus het grotere geheel. Daarin zit niet alleen je boekhouding, maar bijvoorbeeld ook je contracten, je correspondentie, je agenda en je urenregistratie.

Samengevat:

• Administratie: het volledige overzicht van alles in je bedrijf.
• Boekhouding: het financiële deel daarvan, dat enkel draait om de financiën.

Wat zijn de bewaartermijnen?

In Nederland geldt een wettelijke bewaarplicht voor administratieve stukken. De meeste gegevens moeten 7 jaar bewaard worden. Gegevens over onroerende zaken moeten echter 10 jaar bewaard worden, evenals OSS-gegevens (heeft te maken met btw-betalingen binnen de EU). Heb jij speciale afspraken gemaakt met de Belastingdienst, dan kan het zijn dat sommige gegevens eerder weg mogen.

Wanneer begint de bewaartermijn precies?

De start van de bewaartermijn is een punt van aandacht. De termijn begint namelijk pas te lopen zodra een document niet meer “actueel” is. Zolang iets nog actueel is, hoort het bij je lopende administratie.

Een voorbeeld dat de Belastingdienst hiervoor zelf gebruikt gaat over een leasecontract. Heb je een leasecontract dat 4 jaar loopt? Dan bewaar je dat contract eerst 4 jaar als actueel stuk. Pas daarna begint de bewaartermijn van 7 jaar te tellen. In totaal bewaar je dat contract dus 11 jaar.

Voldaan helpt bij administratieve druk

Een groot deel van je administratie draait om je facturen. Wie heeft betaald, wie nog niet, en wanneer moet er weer een herinnering de deur uit? Dat kost veel tijd en zorgt vaak voor de meeste stress.

Voldaan helpt je daarbij graag uit de brand. Met onze factuurfinanciering zet je je openstaande facturen in 24 uur om in geld op je rekening. Wij nemen vervolgens het debiteurenbeheer van je over: het bijhouden van wie nog moet betalen, het sturen van herinneringen en het nabellen van klanten regelen wij.

Zo verdwijnt een flink deel van je administratieve last rond debiteuren, openstaande facturen en betalingsherinneringen. Bovendien hoef je niet meer te wachten tot je klanten betalen, waardoor je een gezonde cashflow houdt en meteen over je werkkapitaal beschikt.

Klinkt goed? Meld je dan gelijk aan als klant bij Voldaan. Wij helpen je graag verder.