Tip van onze Sophie: weet hoe je factuur eruit moet zien

Bij Voldaan werken mensen met hart voor jouw onderneming. Daarom delen we graag tips die jouw bedrijf helpen gezond te groeien. Vandaag is het de beurt aan Medewerker Risk: Sophie. Zij beoordeelt dagelijks aanmeldingen van klanten en controleert of de facturen voldoen aan de wettelijke eisen.

Daarbij blijft haar in het oog springen dat facturen vaak niet overzichtelijk zijn of überhaupt aan de wettelijke eisen voldoen. Zonde, want daardoor krijgen vaklieden met hart voor hun werk later of soms zelfs niet betaald!

De tip van Sophie

“Weet hoe je factuur eruit moet zien.”

Dit klinkt misschien nog wat vaag, maar we gaan je er stap voor stap mee doorheen nemen. Een factuur is namelijk een officieel document dat aan wettelijke eisen moet voldoen. Een beschrijving van je werk en een totaalbedrag is niet genoeg. Ontbreken er zaken op de factuur, dan loopt de betaling vast.

Wanneer er facturen bij Sophie in de aanmelding binnenkomen die compleet en overzichtelijk zijn, dan verloopt de beoordeling soepel en kan er snel over worden gegaan tot aankoop. Zijn facturen incorrect of zo onoverzichtelijk dat niet duidelijk is of de factuur aan de spelregels van Voldaan voldoet, dan resulteert dit mogelijk in een afwijzing van het dossier.

Zo ziet een correcte factuur er uit

Een geldige factuur bevat volgens de wet een aantal vaste onderdelen. Vergeet je er één dan loop je het risico op vertraging, gedoe met de btw, of disputen met je klanten. Dit zijn de gegevens die altijd vermeld moeten worden:

• Jouw volledige naam én die van je afnemer
• Jouw volledige adres én dat van je afnemer
• Jouw btw-identificatienummer
• Jouw KvK-nummer
• De datum waarop de factuur is gemaakt
• De vervaldatum
• Een uniek factuurnummer
• Een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten
• Het bedrag exclusief btw
• Het btw-tarief
• In het geval van btw-verlegging: het btw-identificatienummer van de afnemer

Voor Sophie is dit een vast onderdeel van elke beoordeling die ze maakt. Ontbreekt er informatie, dan komt de aanmelding tijdelijk stil te liggen omdat zij moet wachten op aanvullende informatie. Dat kost onnodig tijd waardoor jij langer op je geld moet wachten.

Zo ziet de situatie eruit wanneer dit goed gaat

Wanneer jouw facturen kloppen, levert dat heel wat voordelen op. Geen gedoe met klanten, soepele btw-aangifte en mogelijk ook financiering voor groei met je eigen werkkapitaal middels factuurovername door Voldaan. Wanneer er een correcte factuur bij ons wordt ingediend, ziet het proces er namelijk als volgt uit:

• Sophie kan je aanvraag zonder haperingen behandelen omdat er niets ontbreekt.
• Hoe completer je document, hoe eerder wij het kunnen overnemen.
• Een vlotte controle betekent dat het bedrag snel op jouw rekening staat.
• Een verzorgde factuur laat je klant zien dat je ook zakelijk-administratief professioneel onderneemt.

De wens van Sophie

Sophie gunt elke ondernemer dat ze niet alleen in hun vak uitblinken, maar ook op papier laten zien dat ze de zaken op orde hebben. Een goede factuur heeft een professionele uitstraling wat jou als ondernemer beter voor de dag laat komen.

Boekhoudprogramma’s zorgen ervoor dat jij je facturen een professionele opmaak kunt geven. Mocht je nou nog niet met een boekhoudprogramma werken, dan kun je de gratis factuurgids van ZZP Finance downloaden. Hier zit een templatefactuur bij die aan alle wettelijke eisen voldoet. Je kunt hem gewoon invullen en direct versturen.

Wanneer jij ervoor zorgt dat je professioneel voor de dag komt met sterke facturen, dan helpt Voldaan je met je cashflow. Meld je vandaag nog aan als klant bij Voldaan. Wie weet krijg je Sophie wel aan de lijn tijdens de beoordeling van je dossier.