Alles over debiteuren én hoe je facturen snel betaald worden!

Wat is een debiteur?

Je moet een debiteur eigenlijk zien als een klant waar je nog geld van krijgt, iemand die jou iets verschuldigd is. Wanneer de factuur betaald is door de klant, dan noem je die klant géén debiteur meer. Diegene is je dan niets meer verschuldigd.

Debiteuren op balans
Debiteuren worden aan de linkerkant (debetzijde) van de balans opgenomen. Debiteuren vallen onder ‘bezittingen’, geld dat je nog gaat ontvangen.

Voorbeeld van een debiteur

Stel, je bent tuinarchitect en hebt de tuin ontworpen van een kantoorpand. Nadat je het bedrijf blij hebt gemaakt met een nieuw ontwerp, stuur je (zoals vooraf besproken) de factuur. Je hebt namelijk het werk afgerond én die werkzaamheden moeten nog betaald worden. Het bedrijf heeft nu een ‘schuld’, ze zijn een debiteur. Zodra zij de factuur betalen, valt de ‘schuld’ weg en zijn zij geen debiteur meer.

Wat is het verschil tussen een debiteur en crediteur?
Een crediteur is het tegenovergestelde van een debiteur. De ondernemer die geld moet krijgen van zijn klanten wordt een crediteur genoemd. De onderneming waarvoor de tuin is ontworpen is in bovenstaand voorbeeld de debiteur, de tuinarchitecht de crediteur.

Debiteuren op balans

Debiteuren worden aan de linkerkant (debetzijde) van de balans opgenomen. Debiteuren vallen onder ‘bezittingen’, geld dat je nog gaat ontvangen.

Wat is debiteurenbeheer?

Debiteurenbeheer staat letterlijk voor het beheren van jouw debiteuren. Goed debiteurenbeheer helpt jou bij het (op tijd) krijgen van jouw geld. Debiteurenbeheer begint al vóór je een overeenkomst aangaat met jouw klant en eindigt wanneer de factuur betaald is.

De formele betekenis van debiteurenbeheer luidt als volgt: “Alle activiteiten die ervoor zorgen dat jouw klanten de openstaande facturen alsnog (op tijd) betalen. Denk hierbij aan het opstellen van betalingsherinneringen, nabellen van openstaande facturen en het versturen van aanmaningen.”

Goed debiteurenbeheer begint met zorgvuldigheid en consistentie! Pak het dus professioneel aan, want als je niet tijdig of inconsequent omgaat met jouw debiteurenadministratie, kan de liquiditeit van je onderneming in gevaar komen. Immers: hoe langer de facturen openstaan, hoe minder geld jij beschikbaar hebt om je leveranciers of personeel te betalen of investeringen te doen in jouw onderneming.

Debiteurenfinanciering via Voldaan

Debiteurenbeheer vraagt om expertise en laat dat nou precies iets zijn waar wij bij uitstek over beschikken. Al ruim 5 jaar doen we dit met veel respect voor onze klanten. Wij betalen je altijd binnen 24 uur en je bent direct voor 100% verzekerd, zelfs wanneer jouw klant te laat of niet betaalt. Je betaalt een vast tarief zonder verborgen kosten.

Bij ons bepaal je helemaal zelf welke factuur je wilt indienen, wanneer je deze wilt verkopen en hoeveel je per maand wilt toesturen. Zo houd jij altijd de regie over jouw debiteurenbeheer. Weten hoe wij te werk gaan? Lees hier meer over debiteurenbeheer uitbesteden.

Elke ZZP’er en MKB’er kan zich bij Voldaan voor debiteurenfinanciering aanmelden. Jouw aanmelding verloopt bij ons snel en eenvoudig: meld je aan via de website of download onze app. Wij beoordelen jouw aanvraag binnen 24 uur. Daarna kun je direct aan de slag met het verkopen van jouw facturen. Het aanmelden is geheel kosteloos en je zit tenslotte nergens aan vast, want het contract is dagelijks opzegbaar.

10 handige tips voor een succesvol debiteurenbeheer

Benieuwd hoe je aan goed debiteurenbeheer doet? Hieronder geven we je een aantal tips:

Tip 1: Debiteurenbeheer als vaste taak

Het is belangrijk dat je up to date blijft met jouw debiteurenadministratie, dit gaat je op den duur tijd besparen! Je kunt natuurlijk in je agenda reminders zetten, zodat je op tijd aan de bel trekt bij je debiteuren. Maar bij veel boekhoudprogramma’s zit ook een optie inbegrepen om een seintje te krijgen als een bepaalde periode verstreken is. Benieuwd naar goede boekhoudprogramma’s?

Tip 2: Leer je klant kennen

Super, je hebt een nieuwe klant binnengehaald! Maar voordat je definitief aan de slag gaat is het slim om eerst extra informatie te verzamelen. Zorg dat je weet met wie je zaken gaat doen.

• Vraag hoe hij/zij bij jou terecht is gekomen.
• Vraag in je eigen netwerk of men al eerder zaken heeft gedaan met jouw nieuwe klant.
• Google je nieuwe klant, controleer of je geen vreemde (of helemaal geen) resultaten krijgt.
• Kamer van koophandel: via KvK Online kun je voor een klein bedrag jaarcijfers en andere historische gegevens inzien.
• Kredietinformatiebureaus: tegen betaling krijg je inzicht in de kredietwaardigheid van jouw nieuwe klant, dit kan bij  Graydon.
• Bij Voldaan krijg je bij aanmelding standaard een (gratis) kredietcheck op jouw klant of opdrachtgever.
• Brancheorganisatie: ben je aangesloten bij een brancheorganisatie? Vraag of zij jouw nieuwe klant kennen en of de klant is aangesloten bij een brancheorganisatie.

Deze informatie helpt je bij het bepalen van de betalingsvoorwaarden. Het kan ook een aanleiding zijn voor het afsluiten van een kredietverzekering.

Tip 3: Maak duidelijke (schriftelijke) afspraken!

Het is belangrijk dat er geen misverstanden kunnen ontstaan over de prijs en/of inhoud van jouw diensten. Leg daarom afspraken altijd vast in een overeenkomst. Zorg voor een duidelijke én ondertekende offerte, inclusief voorwaarden.

En laat onderstaande zaken terugkomen in deze overeenkomst:

• De naam, functie en adresgegevens van beide partijen.
• Omschrijving van de diensten en/of te leveren goederen.
• De totaal kosten en betalingstermijn.
• De levertermijn.
• Aanvullende voorwaarden.
• Een verwijzing naar je eigen algemene voorwaarden.

Tip 4: Stuur je factuur zo snel mogelijk op

Stuur je facturen op zodra de diensten of goederen zijn geleverd. Neem je een grote klus aan? Dan is het vaak mogelijk om vooraf of tijdens het project al een deel van het bedrag te factureren, dit noemen we deelfactureren. Maak hierover vooraf afspraken met je klant.

Tip 5: Stuur op tijd een eerste betalingsherinnering

Wanneer de betalingstermijn is verstreken, is het tijd voor een eerste betalingsherinnering. Wij adviseren je om een korte en vriendelijke mail te versturen, met het verzoek het bedrag binnen 7 dagen te betalen.

Tip 6: Wanneer is het tijd voor een tweede betalingsherinnering?

Helaas…7 dagen na het versturen van de (eerste) betalingsherinnering heb je nog steeds niets ontvangen. Dan is het tijd om de telefoon te pakken. Bel en vraag vriendelijk of er betaald kan worden (“Ik zie dat er nog een factuur van ons openstaat”).

Vind je het toch lastig om dit gesprek met jouw klant te voeren? Vraag dan door naar de persoon die verantwoordelijk is voor de boekhouding. Dat maakt het wellicht wat gemakkelijker en minder oncomfortabel.

Tip 7: Stuur een aanmaning per email & post

Blijft de betaling alsnog uit? Stuur de debiteur dan een laatste herinnering (aanmaning) en neem hierin de gevolgen op wanneer de betaling uitblijft. Geef aan om welke factuur het gaat en de datum waarop het geld binnen had moeten zijn. Als de klant dan nog steeds niet betaalt, kun je ervoor kiezen een formele aanmaning te sturen. Stuur zowel een email als een aangetekende brief met ontvangstbevestiging.

Tip 8: Schakel een incassobureau in

Dit wordt vaak gezien als laatste redmiddel. Wanneer jouw debiteur na de aanmaning nog steeds niet heeft betaald, kun je een incassobureau inschakelen.

De kosten voor incasso verschillen per bureau. Het is mogelijk dat je meer geld overhoudt dan het factuurbedrag; jouw klant is namelijk verplicht om rente te betalen vanaf de vervaldag. Maar het is ook mogelijk dat je je geld kwijtraakt. Wanneer de incassoprocedure geen succes heeft, kunnen er toch kosten in rekening worden gebracht voor bijvoorbeeld een deurwaarder of de proceskosten

Tip. 9: Heb je debiteuren die niet meer gaan betalen? Vraag de btw terug

Heb jij het afgelopen jaar debiteuren gehad die niet meer gaan betalen? Dan kun je de btw nog terugvragen bij de Belastingdienst.

Tip 10: Debiteurenbeheer uitbesteden

Heb jij een debiteur waarvan jij weet dat hij laat betaalt? Ben je onzeker over de kredietwaardigheid van jouw klant? Of voel je je überhaupt niet op je gemak bij debiteurenbeheer? Wil je liever bezig zijn met ondernemen dan met debiteurenbeheer? Bij Voldaan nemen we dit graag voor je uit handen, als onderdeel van onze dienstverlening. Dit levert jou direct veel tijd op en je beschikt binnen 24 uur over jouw (zuur)verdiende centjes. Bovendien ben je voor 100% verzekerd en af van jouw debiteurenrisico. Deze vorm van debiteurenfinanciering heet factuurovername.

Dubieuze debiteuren: niet betalende debiteuren

Als ondernemer is het verstandig om rekening te houden met debiteuren die niet betalen, risico van het vak zulllen we maar zeggen. Het is verstandig om te rekenen op een gemiddelde van 3% dubieuze debiteuren.