Factuur niet betaald? Zo pak je het slim aan

Factuur niet betaald? Kom direct in actie

Iedere ondernemer krijgt vroeg of laat te maken met een klant die niet op tijd betaalt. Dat hoeft niet meteen te betekenen dat jouw klant niet wíl betalen. Misschien is de factuur over het hoofd gezien of is er iets misgegaan in de administratie.

Toch is het verstandig om niet te lang te wachten. Hoe langer een factuur onbetaald blijft, hoe groter de mogelijke gevolgen voor jouw cashflow. Met onderstaande stappen pak je een achterstallige betaling professioneel aan.

Stap 1: Maak duidelijke afspraken over achterstallige betaling

Nog voordat je gaat factureren, is het belangrijk dat je duidelijke afspraken maakt met je klant. Leg deze afspraken vast in een overeenkomst:

• Jouw diensten en/of te leveren goederen
• De totale kosten
• Betalings- en levertermijn

Laat deze overeenkomst vooraf ter akkoord ondertekenen door jouw klant.

Het belang van een foutloze factuur

Zodra je een overeenkomst getekend hebt en je diensten of goederen hebt geleverd, stuur je een factuur. Dit doe je bij voorkeur zo snel mogelijk. Zorg dat alle informatie op de factuur staat en controleer ‘m altijd nog één keer voordat ‘ie de deur uit gaat. Een foutloze factuur bespaart je namelijk veel tijd.

Vermeld altijd de volgende informatie op je factuur:

• Bedrijfsgegevens
• KvK-nummer
• Btw-nummer
• Factuurnummer en factuurdatum
• De totaal kosten en betaaltermijn
• De levertermijn

Stap 2: Stuur een vriendelijke betalingsherinnering

Is de betaaltermijn verstreken en heb je nog geen betaling ontvangen? Begin dan met een vriendelijke betalingsherinnering. Je stuurt dan een kort, maar vriendelijk bericht. Zet daarin ook een termijn waarbinnen je het bedrag op je rekening wil hebben. Geef je klant bijvoorbeeld zeven dagen de tijd om alsnog te betalen.

Weet je niet goed hoe je zo’n betalingsherinnering schrijft? We geven je hieronder een opzet:

Voorbeeld betalingsherinnering

Beste [naam],

Uit onze administratie is gebleken dat de volgende factuur [factuurnummer] van € [factuurbedrag] nog niet is voldaan. De afgesproken betalingstermijn van 30 dagen is inmiddels verstreken. Waarschijnlijk heeft u de factuur over het hoofd gezien.

Wij verzoeken u vriendelijk om het openstaande bedrag binnen [aantal dagen] over te maken op rekeningnummer [IBAN], onder vermelding van het factuurnummer.

Heeft u inmiddels betaald? Dan mag u deze mail als niet verzonden beschouwen.

Met vriendelijke groet,

[Naam organisatie]

Stap 3: Tweede herinnering bij achterstallige betaling? Bellen!

Heb je na de genoemde termijn nog steeds geen geld ontvangen? Dan is het tijd om de telefoon te pakken. Je vraagt dan vriendelijk om betaling.

Je kunt bijvoorbeeld het volgende zeggen:

“Ik zie in mijn administratie dat er nog een factuur van ons openstaat. Helaas is inmiddels ook de tweede betaaltermijn verlopen op [afgelopen betaaldatum]. Ik bel om een nieuwe afspraak te maken over de betaling.”

Je maakt meteen een nieuwe afspraak. Jullie benoemen samen een uiterlijke betaaldatum.  Probeer in het telefoongesprek te achterhalen waarom er nog niet is betaald. Vergeet niet de gemaakte afspraken te mailen en vraag om een bevestiging per mail.

Heb je na de betalingsherinnering nog steeds geen geld ontvangen? Dan is het tijd om de telefoon te pakken. Je vraagt dan vriendelijk om betaling. Je kunt bijvoorbeeld het volgende zeggen:

“Ik zie in mijn administratie dat er nog een factuur van ons openstaat. Helaas is inmiddels ook de tweede betaaltermijn verlopen op [afgelopen betaaldatum]. Ik bel om een nieuwe afspraak te maken over de betaling.”

Je maakt meteen een nieuwe afspraak. Jullie benoemen samen een uiterlijke betaaldatum.  Probeer in het telefoongesprek te achterhalen waarom er nog niet is betaald. Vergeet niet de gemaakte afspraken te mailen en vraag om een bevestiging per mail.

Blijf vriendelijk, maar wees duidelijk. Je wilt de klantrelatie goed houden, maar ook gewoon betaald krijgen voor jouw werk.

Stap 4: Stuur een aanmaning

Blijft de betaling ondanks jouw herinnering en telefoontje uit? Dan wordt het tijd voor een laatste herinnering (aanmaning). Geef aan om welke factuur het gaat en vermeld de datum waarop het geld binnen had moeten zijn. Blijf beleefd, maar maak wel duidelijk dat je genoodzaakt bent om verdere stappen te ondernemen als de betaling uitblijft. Je kunt er ook voor kiezen om een formele aanmaning te sturen per post. Stuur dan zowel een mail als een aangetekende brief mét ontvangstbevestiging.

Houd er rekening mee dat de regels voor aanmaningen en incassokosten verschillen tussen zakelijke klanten en consumenten.

Stap 5: Overweeg een incassobureau

Een incassobureau probeert namens jou de openstaande vordering te innen. Dit kan een oplossing zijn wanneer jouw eigen herinneringen en contactmomenten niets opleveren. Veel incassobureaus werken met een ‘no cure, no pay’-principe. Dit betekent: als er geen oplossing is, worden er ook geen kosten in rekening gebracht. Maar let goed op: want de kosten en voorwaarden verschillen per incassobureau. Het kan namelijk voorkomen dat er achteraf toch kosten in rekening worden gebracht, bijvoorbeeld voor het inhuren van een deurwaarder of de proceskosten. En deze bedragen kunnen flink oplopen!

Bedenk ook wat een incassotraject betekent voor de relatie met jouw klant. Het is vaak een laatste stap wanneer andere mogelijkheden niet hebben gewerkt.

Stap 6: Vraag de btw terug bij een niet betaalde factuur

Heb je een factuur verstuurd, de btw al afgedragen en blijkt dat jouw klant niet meer gaat betalen? Dan kun je de eerder afgedragen btw mogelijk terugvragen.

In Nederland ontstaat het recht op teruggaaf zodra duidelijk is dat een vordering oninbaar is, en uiterlijk één jaar na de afgesproken uiterste betaaldatum voor zover de factuur dan nog onbetaald is.

Controleer bij de Belastingdienst hoe je de btw-teruggave in jouw situatie moet verwerken.

Hoe voorkom je dat facturen niet worden betaald?

Naast bovenstaande zes stappen, zijn er nog wat andere zaken die je kunt doen om te voorkomen dat een factuur niet betaald wordt. Voorkomen is natuurlijk beter dan genezen. Met een paar eenvoudige maatregelen kun je de kans op achterstallige betalingen verkleinen.

Maak vooraf duidelijke afspraken

Leg de werkzaamheden, het factuurbedrag en de betaaltermijn schriftelijk vast. Zo voorkom je discussies achteraf.

Controleer de kredietwaardigheid van nieuwe klanten

Ga je een grote opdracht uitvoeren? Dan kan een kredietcheck helpen om mogelijke betalingsrisico’s vooraf in kaart te brengen.

Verstuur duidelijke en foutloze facturen

Controleer of alle benodigde gegevens op jouw factuur staan. Een foutieve factuur kan onnodige vertraging veroorzaken.

Houd tijd vrij voor debiteurenbeheer

Controleer wekelijks welke facturen nog openstaan. Zo voorkom je dat een achterstallige betaling onopgemerkt blijft.

Wil je meer weten over het bewaken van betalingen voordat de betaaltermijn verstrijkt? Lees dan onze blog over openstaande facturen sneller betaald krijgen.

Factuur niet betaald als zzp’er?

Ben je zzp’er? Weet dan dat er voor jou in principe geen andere regels gelden voor het innen van facturen. Je hebt dus dezelfde rechten en verplichtingen. De stappen die hierboven staan, gelden dus ook voor jou als zzp’er. Zeker voor kleine ondernemers met minder opdrachtgevers, is snel aan de bel trekken belangrijk. Je buffer is namelijk vaak kleiner.

Vind je het vervelend als klanten facturen niet op tijd betalen? Wil je jouw tijd liever aan ondernemer besteden in plaats van aan debiteurenbeheer? Denk dan eens aan factoring.

Factoring staat ook wel bekend als debiteurenfinanciering. Door het verkopen van jouw openstaande facturen beschik jij binnen 24 uur al over je geld. Je bent direct af van je debiteurenbeheer en voor 100 procent verzekerd voor te laat- en wanbetalers. Veel ondernemers kiezen voor factoring omdat het een snelle en gemakkelijke manier is van debiteurenuitbesteding.

Debiteurenbeheer tips van ons eigen team

Debiteurenbeheer begint met zorgvuldigheid en consistentie. Pak het dus professioneel aan! Dat betekent dat je duidelijk bent, maar ook veel respect hebt voor klanten. Bij Factuur Voldaan houden we ons al bijna tien jaar bezig met debiteurenbeheer. Dat betekent een decennium ervaring. Hieronder delen we wat we daarvan geleerd hebben.

Tip 1 bij achterstallige betaling: concrete afspraken

Blijf altijd vriendelijk, maar kom wel tot concrete afspraken. “Begin dus nooit te dreigen, probeer de relatie met je klant professioneel te houden”, zegt onze medewerker operations Lisette. “Vind je het lastig om dit gesprek met jouw klant te voeren? Vraag dan naar de debiteurenadministratie.”

Tip 2: Ruim tijd in voor debiteurenbeheer

Debiteurenbeheer kost structureel tijd, omdat er taken zijn die wekelijks terugkeren of gecontroleerd moeten worden. Bente geeft aan dat je er verstandig aan doet, om als ondernemer wekelijks (voldoende) tijd in te plannen voor je debiteurenbeheer. “Zodra jij een wekelijks overzicht hebt van alle openstaande facturen en betalingen, kun je sneller handelen.” Snel anticiperen is volgens haar het succes voor minder onbetaalde facturen.

Tip 3: Voorkom onbetaalde facturen door duidelijke betaaltermijnen af te spreken

Bianca zegt nadrukkelijk: “spreek duidelijke betaaltermijnen af”. Ze vertelt dat ze regelmatig meemaakt dat er misverstanden ontstaan rondom de betaalafspraken. De ondernemer hanteert een betalingstermijn van veertien dagen, terwijl de klant uitgaat van 30 dagen. De klant raakt vervolgens geïrriteerd als de eerste herinnering al na twee weken volgt. Voor de klant voelt dit dan aan als ‘te vroeg’. Dat kan nadelig uitpakken voor de relatie tussen jou en je klant. “Een korte betaaltermijn betekent niet per definitie dat de factuur ook snel wordt betaald, dus vergis je daar niet in.”

Heb je behoefte aan een uitgebreid stappenplan? Lees dan onze blog over een succesvol debiteurenbeheer . Hier gaan wij uitgebreid in op alle stappen die komen kijken bij debiteurenbeheer.

Reken binnen 24 uur af met openstaande facturen

Wij verkorten de betaaltermijn naar één dag! Je hoeft dus geen 30, 60 of 90 dagen (of zelfs langer) te wachten op de betaling. Jouw aanmelding verloopt bij ons snel en eenvoudig: meld je aan via de website of download onze app. Het aanmelden is kosteloos en je zit nergens aan vast. Het contract is namelijk dagelijks opzegbaar.