Factuur niet betaald? Zo pak je het slim aan

6 Stappen wanneer je klant niet betaalt

Krijg vanaf nu je facturen sneller betaald in 6 stappen. Deze stappen vormen direct de basis voor een succesvol debiteurenbeheer. Het voeren van goed debiteurenbeheer is belangrijk voor de cashflow van jouw onderneming. Verminder het aantal openstaande facturen door snel te handelen, zodra de eerste betaaltermijn is overschreden. Lees hier hoe je dat slim aanpakt.

Stap 1: Maak duidelijke afspraken

Nog voordat je gaat factureren, is het belangrijk dat je duidelijke afspraken maakt met je klant. Leg afspraken over jouw diensten en/of te leveren goederen, de totale kosten, betalings- en levertermijn vast in een overeenkomt. En laat deze overeenkomst vervolgens vooraf ter akkoord ondertekenen door jouw klant.

Oké, deze horde is genomen. Vervolgens heb je jouw dienst of goederen geleverd. Tijd om die factuur zo snel mogelijk de deur uit te doen! Zorg dat alle informatie op de factuur staat en controleer voor de zekerheid nog een extra keer op fouten. Een foutloze factuur gaat je namelijk veel tijd besparen. Vermeld altijd de volgende informatie:

• Bedrijfsgegevens.
• KvK-nummer.
• Btw-nummer.
• Factuurnummer en factuurdatum.
• De totaal kosten en betaaltermijn.
• De levertermijn.

Stap 2: Vriendelijke eerste herinnering

Is de betalingstermijn verstreken, maar heb jij het geld nog niet ontvangen? Dan is het tijd voor een ‘friendly reminder email’. Wij adviseren om een korte maar vriendelijke email te versturen, met het verzoek om het bedrag binnen 7 dagen te betalen. Een eerste betalingsherinnering zou er bijvoorbeeld zo uit kunnen zien:

“Uit onze administratie is gebleken dat de volgende factuur [factuurnummer] van € [factuurbedrag] nog niet is voldaan. Waarschijnlijk heeft u de factuur over het hoofd gezien. De betalingstermijn van 30 dagen is intussen verstreken.

Wij verzoeken u daarom om binnen 7 dagen het openstaande bedrag over te maken op rekeningnummer [IBAN]

Indien uw betaling deze brief is gekruist, mag u deze betalingsherinnering als niet verzonden beschouwen.

Met vriendelijke groet,

[Team Voldaan]”

Stap 3: 2e Herinnering = bellen

Na 7 dagen nog niks ontvangen? Pak dan de telefoon en vraag vriendelijk naar de betaling.

“Ik zie in mijn administratie dat er nog een factuur van ons openstaat. Helaas is inmiddels ook de tweede betaaltermijn verlopen op [afgelopen betaaldatum]. Ik bel om een nieuwe afspraak te maken voor de betaling”.

Maak een nieuwe afspraak voor een uiterlijke betaaldatum (wij adviseren opnieuw 7 dagen). Probeer ook te achterhalen waarom er nog niet is betaald. Stuur vervolgens de gemaakte afspraak door per email en vraag om een bevestiging.

Stap 4: Stuur een aanmaning

Blijft de betaling alsnog uit? Dat is erg vervelend… Maar dan wordt het hoog tijd voor een laatste herinnering (aanmaning). Geef aan om welke factuur het gaat en de datum waarop het geld binnen had moeten zijn. Blijf beleefd, maar maak wel duidelijk dat je genoodzaakt bent om verdere stappen te ondernemen als de betaling uitblijft. Je kunt er ook voor kiezen om een formele aanmaning te sturen per post. Stuur dan zowel een email als een aangetekende brief met ontvangstbevestiging.

Stap 5: Schakel een incassobureau in

Wanneer jouw debiteur na de aanmaning nog steeds niet heeft betaald, kun je een incassobureau inschakelen. Dit wordt vaak gezien als laatste redmiddel. De meeste ondernemers schakelen een incassobureau in dat werkt op basis van het ‘no cure, no pay’ principe: als er geen oplossing is, worden er ook geen kosten in rekening gebracht. Maar let goed op, want de kosten en voorwaarden verschillen per incassobureau. Het kan namelijk voorkomen dat er achteraf toch kosten in rekening worden gebracht, bijvoorbeeld voor het inhuren van een deurwaarder of de proceskosten. En deze kunnen nog wel eens flink oplopen!

Stap 6: Btw terugvragen

Heb jij het afgelopen jaar debiteuren gehad die niet meer gaan betalen? Dan kun je de btw terugvragen bij de Belastingdienst. Vaak heb jij de btw al moeten betalen voordat jouw klant heeft betaald. Dit kun je terugkrijgen door het te verrekenen in jouw btw-aangifte.

Is debiteurenbeheer niets voor jou? Probeer dan factoring!

Ben jij er helemaal klaar mee dat klanten jouw facturen niet op tijd betalen? Of voel je je überhaupt niet op je gemak bij debiteurenbeheer? Dan kun je ervoor kiezen om jouw debiteurenbeheer uit te besteden met factoring.

Factoring staat ook wel bekend als debiteurenfinanciering. Met het verkopen van jouw openstaande facturen beschik jij binnen 24 uur al over je geld. Je bent direct af van je debiteurenbeheer en voor 100% verzekerd voor te laat- en wanbetalers. Veel ondernemers kiezen voor factoring omdat het een snelle en gemakkelijk manier is van debiteuren uitbesteding. Meer weten? Lees hier de voor- en nadelen van debiteurenbeheer uitbesteden.

Debiteurenbeheer tips uit ons eigen team

Debiteurenbeheer begint met zorgvuldigheid en consistentie. Pak het dus professioneel aan! Al ruim 5 jaar voeren wij debiteurenbeheer met veel respect voor onze klanten. Wij hebben onze eigen medewerkers gevraagd naar een aantal handige tips.

Blijf altijd vriendelijk naar je klant toe, maar kom wel tot concrete afspraken. “Begin dus nooit te dreigen, probeer de relatie met je klant professioneel te houden” zegt Salma medewerkster operations. “Vind je het nou lastig om dit gesprek met jouw klant te voeren? Vraag dan naar de debiteurenadministratie” vult Salma aan.

Debiteurenbeheer kost voornamelijk tijd en omvat taken die wekelijks terugkeren of gecontroleerd moeten worden. Bente geeft aan dat je er verstandig aan doet, om als ondernemer wekelijks (voldoende) tijd in te plannen voor je debiteurenbeheer. “Zodra jij een wekelijks overzicht hebt van alle openstaande facturen en betalingen, kun je sneller handelen” aldus, Bente. Snel anticiperen is volgens haar het succes voor minder onbetaalde facturen.

Bianca zegt nadrukkelijk “spreek duidelijke betaaltermijnen af!”. Ze verteltdat ze regelmatig meemaakt dat er misverstanden ontstaan rondom de betaalafspraken. De ondernemer hanteert een betalingstermijn van 14 dagen, terwijl de klant uitgaat van 30 dagen. De klant raakt vervolgens geïrriteerd als de eerste herinnering al na twee weken volgt. Voor de klant voelt dit aan ‘te vroeg’. Dat kan nadelig uitpakken voor de relatie tussen jou en je klant. “Een korte betaaltermijn betekent per definitie niet dat de factuur ook snel wordt betaald, dus vergis je daar niet in” aldus, Bianca.

Behoefte aan een uitgebreid stappenplan? Lees dan onze blog over een succesvol debiteurenbeheer. Hier gaan wij uitgebreid in op alle stappen die komen bij debiteurenbeheer van begin tot eind.

Reken binnen 24 uur af met openstaande facturen

Wij verkorten de betaaltermijn met maar 1 dag! Je hoeft dus geen 30 dagen, 60 dagen, 90 dagen of zelfs langer te wachten op de betaling. Jouw aanmelding verloopt bij ons snel en eenvoudig: meld je aan via de website of download onze app. Het aanmelden is geheel kosteloos en je zit absoluut nergens aan vast. Het contract is immers dagelijks opzegbaar.