Krijg vanaf nu je facturen sneller betaald in 6 stappen. Deze stappen vormen direct de basis voor een succesvol debiteurenbeheer. Het voeren van goed debiteurenbeheer is belangrijk voor de cashflow van jouw onderneming. Verminder het aantal openstaande facturen door snel te handelen, zodra de eerste betaaltermijn is overschreden. Lees hier hoe je dat slim aanpakt.
Stap 1: Maak duidelijke afspraken
Nog voordat je gaat factureren, is het belangrijk dat je duidelijke afspraken maakt met je klant. Leg afspraken over jouw diensten en/of te leveren goederen, de totale kosten, betalings- en levertermijn vast in een overeenkomt. En laat deze overeenkomst vervolgens vooraf ter akkoord ondertekenen door jouw klant.
Oké, deze horde is genomen. Vervolgens heb je jouw dienst of goederen geleverd. Tijd om die factuur zo snel mogelijk de deur uit te doen! Zorg dat alle informatie op de factuur staat en controleer voor de zekerheid nog een extra keer op fouten. Een foutloze factuur gaat je namelijk veel tijd besparen. Vermeld altijd de volgende informatie:
- Bedrijfsgegevens.
- KvK-nummer.
- Btw-nummer.
- Factuurnummer en factuurdatum.
- De totaal kosten en betaaltermijn.
- De levertermijn.
Stap 2: Vriendelijke eerste herinnering
Is de betalingstermijn verstreken, maar heb jij het geld nog niet ontvangen? Dan is het tijd voor een ‘friendly reminder email’. Wij adviseren om een korte maar vriendelijke email te versturen, met het verzoek om het bedrag binnen 7 dagen te betalen. Een eerste betalingsherinnering zou er bijvoorbeeld zo uit kunnen zien:
“Uit onze administratie is gebleken dat de volgende factuur [factuurnummer] van € [factuurbedrag] nog niet is voldaan. Waarschijnlijk heeft u de factuur over het hoofd gezien. De betalingstermijn van 30 dagen is intussen verstreken.
Wij verzoeken u daarom om binnen 7 dagen het openstaande bedrag over te maken op rekeningnummer [IBAN]
Indien uw betaling deze brief is gekruist, mag u deze betalingsherinnering als niet verzonden beschouwen.
Met vriendelijke groet,
[Team Voldaan]”
Stap 3: 2e Herinnering = bellen
Na 7 dagen nog niks ontvangen? Pak dan de telefoon en vraag vriendelijk naar de betaling.
“Ik zie in mijn administratie dat er nog een factuur van ons openstaat. Helaas is inmiddels ook de tweede betaaltermijn verlopen op [afgelopen betaaldatum]. Ik bel om een nieuwe afspraak te maken voor de betaling”.
Maak een nieuwe afspraak voor een uiterlijke betaaldatum (wij adviseren opnieuw 7 dagen). Probeer ook te achterhalen waarom er nog niet is betaald. Stuur vervolgens de gemaakte afspraak door per email en vraag om een bevestiging.
Stap 4: Stuur een aanmaning
Blijft de betaling alsnog uit? Dat is erg vervelend… Maar dan wordt het hoog tijd voor een laatste herinnering (aanmaning). Geef aan om welke factuur het gaat en de datum waarop het geld binnen had moeten zijn. Blijf beleefd, maar maak wel duidelijk dat je genoodzaakt bent om verdere stappen te ondernemen als de betaling uitblijft. Je kunt er ook voor kiezen om een formele aanmaning te sturen per post. Stuur dan zowel een email als een aangetekende brief met ontvangstbevestiging.
Stap 5: Schakel een incassobureau in
Wanneer jouw debiteur na de aanmaning nog steeds niet heeft betaald, kun je een incassobureau inschakelen. Dit wordt vaak gezien als laatste redmiddel. De meeste ondernemers schakelen een incassobureau in dat werkt op basis van het ‘no cure, no pay’ principe: als er geen oplossing is, worden er ook geen kosten in rekening gebracht. Maar let goed op, want de kosten en voorwaarden verschillen per incassobureau. Het kan namelijk voorkomen dat er achteraf toch kosten in rekening worden gebracht, bijvoorbeeld voor het inhuren van een deurwaarder of de proceskosten. En deze kunnen nog wel eens flink oplopen!
Stap 6: Btw terugvragen
Heb jij het afgelopen jaar debiteuren gehad die niet meer gaan betalen? Dan kun je de btw terugvragen bij de Belastingdienst. Vaak heb jij de btw al moeten betalen voordat jouw klant heeft betaald. Dit kun je terugkrijgen door het te verrekenen in jouw btw-aangifte.
