Factuur niet betaald? Zo pak je het slim aan

Vroeg of laat krijgt elke ondernemer ermee te maken, dus jij ook; een klant die een factuur niet (op tijd) betaalt. Hoe ga je hier verstandig mee om? Want de goede relatie met jouw klant wil je niet op het spel zetten, maar je factuur wil je wél innen. Wij leggen je in dit artikel uit hoe je dit professioneel aanpakt!

Factuur wordt niet betaald? Volg deze zes stappen

Volg onderstaande stappen en krijg je facturen snel(ler) betaald. Door dit simpele stappenplan te doorlopen, zorg je ervoor dat je meer tijd overhoudt voor zaken waar jij energie van krijgt: ondernemen!

Je vermindert het aantal openstaande facturen door snel te handelen, zodra de eerste betaaltermijn is overschreden. Op die manier voer je een gedegen debiteurenbeheer. Dat is belangrijk voor de cashflow van jouw onderneming. Lees hieronder hoe je dat slim aanpakt.

Stap 1: Maak duidelijke afspraken over achterstallige betaling

Nog voordat je gaat factureren, is het belangrijk dat je duidelijke afspraken maakt met je klant.

Leg deze afspraken vast in een overeenkomst:

• Jouw diensten en/of te leveren goederen
• De totale kosten
• Betalings- en levertermijn

Laat deze overeenkomst vooraf ter akkoord ondertekenen door jouw klant.

Het belang van een foutloze factuur

Zodra je een overeenkomst getekend hebt en je diensten of goederen hebt geleverd, stuur je een factuur. Dit doe je bij voorkeur zo snel mogelijk. Zorg dat alle informatie op de factuur staat en controleer ‘m altijd nog één keer voordat ‘ie de deur uit gaat. Een foutloze factuur bespaart je namelijk veel tijd.

Vermeld altijd de volgende informatie op je factuur:

• Bedrijfsgegevens
• KvK-nummer
• Btw-nummer
• Factuurnummer en factuurdatum
• De totaal kosten en betaaltermijn
• De levertermijn

Stap 2: Vriendelijke eerste herinnering als je factuur niet betaald is

Heb je na het verstrijken van de betalingstermijn nog geen geld op je rekening? Dan is het tijd voor een ‘friendly reminder e-mail’. Je stuurt dan een kort, maar vriendelijk bericht. Zet daarin ook een termijn waarbinnen je het bedrag op je rekening wil hebben. Bijvoorbeeld: binnen zeven dagen.

Opzet betalingsherinnering

Weet je niet goed hoe je zo’n betalingsherinnering schrijft? We geven je hieronder een opzet:

“Uit onze administratie is gebleken dat de volgende factuur [factuurnummer] van € [factuurbedrag] nog niet is voldaan. De betalingstermijn van 30 dagen is inmiddels verstreken. Waarschijnlijk heeft u de factuur over het hoofd gezien.

Wij verzoeken u daarom om binnen [aantal dagen] het openstaande bedrag over te maken op rekeningnummer [IBAN].

Heeft u inmiddels betaald? Dan mag u deze mail als niet verzonden beschouwen.

Met vriendelijke groet,

[Naam organisatie]

 

Stap 3: Tweede herinnering bij achterstallige betaling? Bellen!

Heb je na de genoemde termijn nog steeds geen geld ontvangen? Dan is het tijd om de telefoon te pakken. Je vraagt dan vriendelijk om betaling.

Je kunt bijvoorbeeld het volgende zeggen:

“Ik zie in mijn administratie dat er nog een factuur van ons openstaat. Helaas is inmiddels ook de tweede betaaltermijn verlopen op [afgelopen betaaldatum]. Ik bel om een nieuwe afspraak te maken over de betaling.”

Je maakt meteen een nieuwe afspraak. Jullie benoemen samen een uiterlijke betaaldatum.  Probeer in het telefoongesprek te achterhalen waarom er nog niet is betaald. Vergeet niet de gemaakte afspraken te mailen en vraag om een bevestiging per mail.

Stap 4: Stuur een aanmaning als een klant niet betaalt

Blijft de betaling alsnog uit? Dan wordt het tijd voor een laatste herinnering (aanmaning). Geef aan om welke factuur het gaat en vermeld de datum waarop het geld binnen had moeten zijn. Blijf beleefd, maar maak wel duidelijk dat je genoodzaakt bent om verdere stappen te ondernemen als de betaling uitblijft. Je kunt er ook voor kiezen om een formele aanmaning te sturen per post. Stuur dan zowel een mail als een aangetekende brief mét ontvangstbevestiging.

Stap 5: Schakel een incassobureau in

Wanneer jouw debiteur na de aanmaning nog niet heeft betaald, kun je een incassobureau inschakelen. Dit wordt vaak gezien als laatste redmiddel. De meeste ondernemers kiezen voor een incassobureau dat werkt op basis van het ‘no cure, no pay-principe’. Dit betekent: als er geen oplossing is, worden er ook geen kosten in rekening gebracht. Maar let goed op: want de kosten en voorwaarden verschillen per incassobureau. Het kan namelijk voorkomen dat er achteraf toch kosten in rekening worden gebracht, bijvoorbeeld voor het inhuren van een deurwaarder of de proceskosten. En deze bedragen kunnen flink oplopen!

Stap 6: Vraag de btw terug bij een niet betaalde factuur

Heb jij het afgelopen jaar debiteuren gehad die niet meer gaan betalen? Dan kun je de btw terugvragen bij de Belastingdienst. Vaak heb jij de btw al moeten betalen. Dat geld kun je terugkrijgen door de betaalde btw over deze factuur te verrekenen in jouw btw-aangifte.

Wat kun je nog meer doen om onbetaalde facturen te voorkomen?

Naast bovenstaande zes stappen, zijn er nog wat andere zaken die je kunt doen om te voorkomen dat een factuur niet betaald wordt. Zorg bijvoorbeeld dat je algemene voorwaarden duidelijk zijn. Hierin staat bijvoorbeeld ook wat de betalingsvoorwaarden zijn. Zo kun je betalingstermijnen vastleggen en vermelden of en welke boeters er zijn bij wanbetaling. Let op: het is belangrijk dat je algemene voorwaarden rechtsgeldig zijn. Betrek hier dus een juridisch adviseur bij.

Daarnaast kun je – voordat je met een nieuwe klant in zee gaat – een kredietwaardigheidsonderzoek doen. Je checkt dan of een klant een betrouwbare zakenpartner is. Je verzamelt daarvoor eerst informatie. Kijk wat je in openbare registers kunt vinden. Bij voorkeur spreek je ook met referenties. Verder bekijk je bijvoorbeeld kredietrapporten. Op basis van dit soort informatie kom je meer te weten over de kredietwaardigheid van een klant. Zo kun je analyseren hoe kredietwaardig een partij is.

Tot is het mogelijk om om een aanbetaling te vragen. Op die manier krijg je al een deel van het bedrag voordat je alle producten of diensten geleverd hebt.

Factuur niet betaald – voor zzp’ers

Ben je zzp’er? Weet dan dat er voor jou in principe geen andere regels gelden voor het innen van facturen. Je hebt dus dezelfde rechten en verplichtingen. De stappen die hierboven staan, gelden dus ook voor jou als zzp’er. Zeker voor kleine ondernemers met minder opdrachtgevers, is snel aan de bel trekken belangrijk. Je buffer is namelijk vaak kleiner.

Liever tijd besteden aan ondernemen? Probeer dan factoring!

Vind je het vervelend als klanten facturen niet op tijd betalen? Wil je jouw tijd liever aan ondernemer besteden in plaats van aan debiteurenbeheer? Denk dan eens aan factoring.

Factoring staat ook wel bekend als debiteurenfinanciering. Door het verkopen van jouw openstaande facturen beschik jij binnen 24 uur al over je geld. Je bent direct af van je debiteurenbeheer en voor 100 procent verzekerd voor te laat- en wanbetalers. Veel ondernemers kiezen voor factoring omdat het een snelle en gemakkelijke manier is van debiteurenuitbesteding. Meer weten? Lees hier meer over de voor- en nadelen van debiteurenbeheer uitbesteden.

Debiteurenbeheer tips van ons eigen team

Debiteurenbeheer begint met zorgvuldigheid en consistentie. Pak het dus professioneel aan! Dat betekent dat je duidelijk bent, maar ook veel respect hebt voor klanten. Bij Factuur Voldaan houden we ons al bijna tien jaar bezig met debiteurenbeheer. Dat betekent een decennium ervaring. Hieronder delen we wat we daarvan geleerd hebben.

Tip 1 bij achterstallige betaling: concrete afspraken

Blijf altijd vriendelijk, maar kom wel tot concrete afspraken. “Begin dus nooit te dreigen, probeer de relatie met je klant professioneel te houden”, zegt onze medewerker operations Lisette. “Vind je het lastig om dit gesprek met jouw klant te voeren? Vraag dan naar de debiteurenadministratie.”

 

Tip 2: Ruim tijd in voor debiteurenbeheer

Debiteurenbeheer kost structureel tijd, omdat er taken zijn die wekelijks terugkeren of gecontroleerd moeten worden. Bente geeft aan dat je er verstandig aan doet, om als ondernemer wekelijks (voldoende) tijd in te plannen voor je debiteurenbeheer. “Zodra jij een wekelijks overzicht hebt van alle openstaande facturen en betalingen, kun je sneller handelen.” Snel anticiperen is volgens haar het succes voor minder onbetaalde facturen.

 

Tip 3: Voorkom onbetaalde facturen door duidelijke betaaltermijnen af te spreken

Bianca zegt nadrukkelijk: “spreek duidelijke betaaltermijnen af”. Ze vertelt dat ze regelmatig meemaakt dat er misverstanden ontstaan rondom de betaalafspraken. De ondernemer hanteert een betalingstermijn van veertien dagen, terwijl de klant uitgaat van 30 dagen. De klant raakt vervolgens geïrriteerd als de eerste herinnering al na twee weken volgt. Voor de klant voelt dit dan aan als ‘te vroeg’. Dat kan nadelig uitpakken voor de relatie tussen jou en je klant. “Een korte betaaltermijn betekent niet per definitie dat de factuur ook snel wordt betaald, dus vergis je daar niet in.”

 

 Meer lezen over debiteurenbeheer?

Heb je behoefte aan een uitgebreid stappenplan? Lees dan onze blog over een succesvol debiteurenbeheer . Hier gaan wij uitgebreid in op alle stappen die komen kijken bij debiteurenbeheer.

 

Reken binnen 24 uur af met openstaande facturen

Wij verkorten de betaaltermijn naar één dag! Je hoeft dus geen 30, 60 of 90 dagen (of zelfs langer) te wachten op de betaling. Jouw aanmelding verloopt bij ons snel en eenvoudig: meld je aan via de website of download onze app. Het aanmelden is kosteloos en je zit nergens aan vast. Het contract is namelijk dagelijks opzegbaar.

 

Samenvatting: zes stappen voor als je factuur niet betaald wordt:

Stap 1: Maak duidelijke afspraken over achterstallige betalingen, nog voordat je aan de slag gaat.

Stap 2: Stuur een vriendelijke eerste betalingsherinnering.

Stap 3: Pleeg een telefoontje als er alsnog niet betaald wordt en probeer tot concrete afspraken te komen.

Stap 4: Stuur een aanmaning naar je niet betalende klant.

Stap 5: Schakel een incassobureau in.

Stap 6: Vraag de btw terug als klanten écht niet betalen.