Groeitip: spreek de taal van je opdrachtgever

Je hebt een positief gesprek gehad met een grote potentiële klant. Ze zijn enthousiast over je diensten en willen graag met je samenwerken. Fijn! Maar dan valt het woord ‘inkoopbeleid’, wat al snel wordt gevolgd door termen als ‘vendor onboarding’ en ‘PO-nummers’ en een lijst van strenge eisen waar jij aan moet voldoen.

Je dacht een goede opdracht binnen te slepen, maar nu voelt het meer als een bureaucratische nachtmerrie. Het begrijpen van deze regels is echter essentieel om je bedrijf serieus te laten groeien. Grote opdrachtgevers bieden stabiliteit, volume en een leuke naam voor op je website. Als je weet hoe je met hun regels moet meebewegen, open je de deuren naar duurzame groei voor je eigen onderneming.

In dit artikel leggen we uit hoe je slim inspeelt op het inkoopbeleid van grote organisaties. Daarnaast ontdek je hoe je slim gebruik kunt maken van schaalvoordelen wanneer je werkt met grote opdrachtgevers.

Wat is een inkoopbeleid en waarom is het belangrijk?

Grote bedrijven kopen wekelijks voor (honderd)duizenden euro’s in bij soms wel honderden verschillende leveranciers. Om dit in goede banen te leiden, gebruiken ze strakke richtlijnen: het inkoopbeleid. Dit document bepaalt precies hoe een bedrijf nieuwe leveranciers selecteert, hoe contracten worden opgesteld en wanneer facturen worden betaald.

Als kleine ondernemer of creatieveling ben je gewend om snel te schakelen. Je communiceert via WhatsApp en stuurt op afronding een simpele factuur met een vervaltermijn van 14 of 30 dagen. Bij grote, corporate bedrijven werkt dit anders. Je moet vaak eerst goedgekeurd worden als leverancier. Daarnaast hanteren zij standaard betalingstermijnen met standaard betaaldagen waar niet vanaf geweken wordt.

Jij wilt jezelf niet positioneren als eenmalige freelancer, maar als een professionele partner voor de lange termijn. Begrijp je hoe het inkoopbeleid van je potentiële klant werkt? Dan wek je vertrouwen bij de inkopers en zorg je ervoor dat je makkelijker langdurige contracten binnensleept.

Groeien door gebruik te maken van schaalvoordelen

Wanneer je eenmaal binnen bent bij een grote opdrachtgever, is het tijd om te kijken naar de schaalbaarheid van je onderneming. De belangrijkste concepten hierbij zijn economies of scale en economies of scope. We leggen ze je uit.

Wat zijn economies of scale?

Economies of scale ontstaan wanneer de kosten per eenheid dalen naarmate je meer produceert of levert. Simpel gezegd: hoe meer je van hetzelfde doet, hoe goedkoper en efficiënter het wordt.

Stel dat je software ontwikkelt of grafische ontwerpen maakt. De eerste keer dat je een specifiek sjabloon maakt of een basiscode schrijft, kost dit je tien tot twintig uur. Als een grote klant vervolgens vraagt om tien vergelijkbare ontwerpen of functionaliteiten, kun je dat eerste sjabloon hergebruiken. De tijd en kosten per extra ontwerp dalen drastisch, terwijl je omzet stijgt.

Hoe pas je dit toe?

Grote klanten kopen vaak in bulk in. Wanneer ze je vragen om één video, hebben ze waarschijnlijk een lange lijst aan video’s die ze graag willen maken. Ze willen echter eerst testen of jij hier de juiste persoon voor bent. Speel hierop in door gestandaardiseerde pakketten aan te bieden. Stroomlijn je eigen processen, gebruik handige templates en automatiseer je administratie. Hierdoor kun je grotere volumes aan zonder dat je zelf twee keer zo hard moet gaan rennen.

Wat zijn economies of scope?

Waar economies of scale draaien om ‘meer van hetzelfde’, gaat het bij economies of scope om ‘meer met hetzelfde’. Je creëert voordelen door verschillende, gerelateerde, diensten of producten aan te bieden met gebruik van dezelfde middelen of kennis.

Je hebt al geïnvesteerd in de relatie met de grote klant. Je bent door hun strenge inkoopbeleid heen gekomen en je staat in hun systeem. Het is veel makkelijker voor hen om een extra dienst bij jou af te nemen, dan om het hele inkoopproces met een nieuwe leverancier opnieuw te starten.

Hoe pas je dit toe?

Kijk kritisch naar wat je huidige klant nodig heeft. Ben jij ingehuurd als copywriter voor hun website? Bied dan ook aan om hun social media teksten te schrijven of hun nieuwsbrieven te verzorgen. Je kent de merkidentiteit en de doelgroep al. Je gebruikt je bestaande kennis (je middelen) om een bredere set aan diensten (je scope) te leveren.

Door je aanbod slim te verbreden, word je een onmisbare partner voor de inkoper. Je verhoogt je omzet per klant aanzienlijk, zonder dat je veel extra marketingkosten hoeft te maken om nieuwe klanten te werven of je eigen administratieve last vergroot wordt.

Praktische stappen om te voldoen aan het inkoopbeleid

Om samen te werken met grote bedrijven en gebruik te kunnen maken van de schaalvoordelen, moet je jouw eigen bedrijfsvoering professionaliseren. Denk daarbij aan de volgende onderdelen:

1. Zorg voor een strakke administratie

Inkopers houden van structuur. Zorg dat je offertes en facturen er strak uitzien en altijd het juiste inkoopnummer (PO-nummer) bevatten. Voeg ook documenten als urenbriefjes of rittenstaten toe. En bovenal: stuur alles gelijk naar de juiste afdeling! Een incorrecte, incomplete of verdwaalde factuur belandt direct onderop de stapel, wat zorgt voor enorme vertragingen in je uitbetaling.

2. Verdiep je in hun voorwaarden

Vraag proactief naar het inkoopbeleid. Welke certificeringen vereisen ze? Wat is hun standaard betalingstermijn? Door deze vragen te stellen, laat je direct zien dat je een professionele en ervaren speler bent.

3. Sluit waterdichte contracten af

Grote bedrijven werken met uitgebreide raamovereenkomsten. Lees deze goed door. Let specifiek op afspraken over aansprakelijkheid en intellectueel eigendom. Ben je het ergens niet mee eens? Durf dan te onderhandelen. Bij gestandaardiseerd beleid is het vaak lastig om veranderingen af te dwingen, maar over het algemeen worden ondernemers die op een professionele manier voor hun eigen belangen opkomen gerespecteerd.

Voorfinancieren via Voldaan: jouw sleutel tot groei

Je hebt de grote klant binnengehaald. Je zet vol in op het toepassen van schaalvoordelen en bent er helemaal klaar voor om je eigen onderneming naar het volgende niveau te tillen. Eerst moet je echter weken wachten op je geld. Facturen worden soms zelfs pas dagen ná de vervaltermijn betaald omdat dat nou toevallig de vaste betaaldag van de opdrachtgever is.

Ondertussen moet jij wel je eigen software, leveranciers en eventuele freelancers betalen die je had ingezet om deze grote opdracht aan te kunnen. Een dergelijk gat in je cashflow kan de groei van je bedrijf volledig tot stilstand brengen.

Hier biedt factoring de oplossing. Je verkoopt jouw factuur eenvoudig aan Voldaan. Wij betalen het bedrag binnen 24 uur aan je uit. Voldaan begrijpt de dynamiek van grote bedrijven en neemt het debiteurenbeheer professioneel van je over. Wij wachten rustig de betalingstermijn af terwijl jij al lang weer door bent naar je volgende project.

Meld je vandaag nog aan als klant bij Voldaan en ontdek hoe we jouw bedrijf helpen groeien.