In 8 stappen een noodplan voor jouw onderneming

Je onderneming kan volledig op rolletjes lopen en tóch in de problemen raken. Een storing in je systeem, een brand in je werkruimte of een hoofdleverancier die plots wegvalt. Zaken waar jij misschien geen controle over hebt, maar die je bedrijf hard treffen.

In dit artikel maak je samen met ons een praktisch noodplan voor je bedrijf. Je leest wat een noodplan precies is, waarom het belangrijk is en welke risico’s er in opgenomen moeten worden.

Wat is een zakelijk noodplan?

Een noodplan is een duidelijk draaiboek voor noodsituaties. Het beschrijft wat er moet gebeuren als er iets misgaat, wie wat doet en hoe je je bedrijf zo snel mogelijk weer op de rails krijgt.

Zie het als een soort EHBO-doos voor je onderneming. Je hoopt dat je hem nooit nodig hebt, maar je bent blij dat hij er is mocht het nodig zijn. Een goed plan haalt de chaos uit een crisis zodat je in rust de juiste stappen kunt nemen.

Waarom elke ondernemer een noodplan nodig heeft

Elke grote onderneming heeft een noodplan. Soms is dit een kort document met praktische stappen over hoe te handelen bij diefstal, cyberaanvallen of blikseminslag. Soms is het een boekwerk waar elk mogelijk scenario, van pandemieën tot terroristische aanslagen, in opgenomen is.

Het zijn dergelijke noodplannen die ervoor zorgen dat grote bedrijven overeind kunnen blijven in moeilijke omstandigheden. Veel kleinere ondernemingen richten zich enkel op de dagelijkse operatie, waardoor tegenslag ze fataal kan worden. Een noodplan hoeft niet ingewikkeld te zijn, het moet in de basis enkel de volgende zaken opleveren:

• Snelheid. Je weet meteen welke stappen je moet zetten.
• Overzicht. Je raakt niet verlamd door stress, maar werkt een lijstje af.
• Beperking van schade. Hoe sneller je handelt, hoe beperkter de gevolgen blijven.

Zo maak je een noodplan

Stap 1: breng je risico’s in kaart

Je kunt je pas voorbereiden op problemen als je ze kent. Begin daarom met een lijst van mogelijke noodsituaties die jouw bedrijf kunnen raken.

Denk aan:

• Digitale risico’s: een gehackte mailbox, ransomware of een gecrasht systeem.
• Fysieke risico’s: brand, waterschade, inbraak of een kapotte computer.
• Financiële risico’s: een grote klant die niet betaalt of plots wegvalt.
• Persoonlijke risico’s: ziekte of uitval van jou of een belangrijke medewerker.
• Externe risico’s: een leverancier die stopt of een langdurige stroomstoring.
  

Schrijf bij elk risico op hoe groot de kans is en hoe hard het je raakt.

Stap 2: bepaal je kritieke processen

Niet alles in je bedrijf is even belangrijk in een crisis. Sommige zaken moeten echt blijven draaien, andere kunnen even wachten.

Stel jezelf de vraag: zonder welke processen ligt mijn bedrijf binnen een dag stil? Voor een webshop is dat wellicht het betalingssysteem. Voor een freelancer een laptop en toegang tot internet. Voor een cateraar de koeling en de leveranciers.

Maak een korte lijst van jouw must-haves. Dit zijn de onderdelen die in je noodplan de hoogste prioriteit krijgen.

Stap 3: verdeel de taken en verantwoordelijkheden

In een noodsituatie wil je geen discussie over wie wat doet. Leg daarom vooraf vast wie welke taak op zich neemt.

Als je alleen werkt dan ben je zelf de spil, maar bedenk alsnog wie je kunt inschakelen zoals een IT’er, een buurman of een collega-ondernemer. Heb je personeel? Wijs dan duidelijke rollen toe:

• Wie neemt de leiding en houdt het overzicht?
• Wie regelt de communicatie met klanten?
• Wie zorgt voor het herstel van systemen of de werkplek?

Zet deze afspraken zwart op wit, zodat iedereen weet wat er van hem of haar verwacht wordt.

Stap 4: leg alle belangrijke contactgegevens vast

Op het moment dat het misgaat, wil je niet eindeloos zoeken naar een telefoonnummer. Maak daarom een overzicht met alle contacten die je in een noodgeval nodig hebt.

Denk aan:

• Je IT-leverancier of websitebeheerder
• Je verzekeraar en je boekhouder
• Belangrijke klanten en leveranciers
• Nutsbedrijven en je verhuurder
• Hulpdiensten waar nodig

Bewaar deze lijst op meerdere plekken zodat je hem altijd kunt bereiken, ook als je computer plat ligt. Een uitdraai op papier of een notitie in je telefoon werkt prima.

Stap 5: beveilig je back-ups en regel een plan B

Je gegevens zijn vaak het meest waardevolle dat je hebt. Zorg daarom dat je regelmatig back-ups maakt en bewaar die op een aparte plek.

Bedenk ook hoe je kunt doorwerken als je normale werkwijze wegvalt. Een paar voorbeelden:

• Kun je tijdelijk vanuit huis of een andere locatie werken?
• Heb je een reservelaptop of toegang tot een geleend apparaat?
• Is er een tweede leverancier die kan inspringen?

Een doordacht plan B zorgt ervoor dat je niet volledig stilvalt.

Stap 6: regel je communicatie vooraf

Als er iets misgaat, willen je klanten weten waar ze aan toe zijn. Goede communicatie voorkomt frustratie en behoudt vertrouwen.

Bereid daarom een paar standaardberichten voor. Een korte tekst voor je website, een mail voor je klanten en een bericht voor social media. Daarin leg je uit wat er aan de hand is en wanneer je weer bereikbaar bent.

Door dit nu al klaar te zetten, hoef je tijdens een crisis alleen nog op verzenden te drukken. Let er ook hierbij op dat deze berichten niet op slechts één systeem beschikbaar zijn zodat je er altijd toegang toe hebt bij uitval.

Stap 7: zorg voor een financiële buffer

Een crisis zorgt vaak voor een strop op de inkomsten én kost geld. Daarom is een financiële buffer een onmisbaar onderdeel van je noodplan.

• Hoeveel maanden vaste lasten kun je opvangen zonder inkomsten?
• Welke kosten kun je in een noodgeval tijdelijk stopzetten?

Een buffer, gevoed door een stabiele cashflow, zijn essentieel om een crisis het hoofd te bieden. Die cashflow daar kunnen wij je bij helpen. Daar komen we zo nog op terug.

Stap 8: test en update je plan regelmatig

Een noodplan van 7 jaar oud in een la waar niemand van weet is weinig waard. Je wilt weten dat het plan werkt als het erop aankomt.

Pak daarom één of twee keer per jaar een moment om je plan door te nemen. Klopt alle informatie nog? Zijn de contactgegevens up-to-date? Speel eventueel een scenario na, zodat je merkt waar het schuurt.

Zo blijft je plan actueel en weet je zeker dat je er in een echte noodsituatie op kunt vertrouwen.

Snel herstellen na een crisis: zo helpt Voldaan

Een noodsituatie raakt bijna altijd je portemonnee. Je systemen liggen plat, je inkomsten vallen weg, maar je vaste lasten en misschien ook de te betalen salarissen lopen gewoon door. Bedrijven met een stabiele cashflow en grip op hun openstaande facturen kunnen snel herstellen van een dergelijke noodsituatie. Ze hebben de ruimte om te repareren, te overbruggen en weer op te starten, zonder direct in de financiële problemen te komen.

Wat is factuurfinanciering?

Factuurfinanciering, ook wel factoring genoemd, is het verkopen van je uitstaande facturen aan een factoringmaatschappij zoals Voldaan. Voldaan betaalt het factuurbedrag binnen 24 uur aan je uit en wacht vervolgens zelf rustig op de betaling vanuit jouw klant. Hierdoor krijg je direct werkkapitaal beschikbaar op je rekening.

De factuurfinanciering van Voldaan ondersteunt jouw bedrijf dus door de cashflow naar voren te halen en het werk van debiteurenbeheer uit handen te nemen. Hierdoor kun jij in alle rust een buffer opbouwen en hoef je in een noodsituatie niet ook nog eens achter betalingen aan te zitten. Dat scheelt veel stress en geeft je de ruimte om je volledig te richten op het herstel van je bedrijf.

Benieuwd naar wat we voor jou kunnen betekenen? Neem dan direct contact met ons op. Je kan een mailtje sturen, maar we zijn ook altijd telefonisch bereikbaar. Dat is de uitstekende persoonlijke service van Voldaan waardoor jij altijd weet waar je aan toe bent.