Wat is een betalingsherinnering? Dit moet je daar als ondernemer over weten

Als ondernemer kan het af en toe voorkomen dat jouw klant is vergeten te betalen, menselijk. Je stuurt dan een betalingsherinnering. Maar waar moet zo’n betalingsherinnering dan precies aan voldoen? En heb je daar een incassobureau voor nodig of niet? Op deze en nog veel meer vragen over betalingsherinneringen, vind je hieronder het antwoord.

Wat is een betalingsherinnering?

Het woord zegt het eigenlijk al. Met een betalingsherinnering herinner je jouw klant eraan dat er nog betaald moet worden. Er staat een rekening open en de betalingstermijn is verstreken. Dan moet jij als ondernemer actie ondernemen. En dat doe je meestal met een betalingsherinnering.

Wanneer stuur je een betalingsherinnering?

Als de termijn voor betaling is verstreken, stuur je een herinnering. Heb je bijvoorbeeld op je factuur staan dat er binnen dertig dagen betaald moet worden? Dan onderneem je hierna actie.

Is een betalingsherinnering wettelijk verplicht?

Nee, een betalingsherinnering is niet wettelijk verplicht. Maar het helpt je wel om sneller je geld te krijgen en contact te houden met een niet betalende klant.

Hoe wordt een betalingsherinnering verstuurd?

Je stuurt een betalingsherinnering meestal via post of e-mail. Maak je gebruik van een boekhoudprogramma? Dan kun je via die weg ook vaak een betalingsherinnering versturen. Wil je iemand er voor de eerste keer op wijzen dat er nog een betaling openstaat? Dan is een telefoontje of een appje ook een prima optie. Maar zorg op de langere termijn altijd dat je jouw herinneringen en de afspraken over betaling op papier hebt.

Verschil betalingsherennering en aanmaning

Je verstuurt een betalingsherinnering voordat je een aanmaning verstuurt. Je kunt je dus voorstellen dat de toon in een aanmaning wat strenger is. Je hebt namelijk al een keer laten weten dat de betaling op zich laat wachten. Je moet een aanmaning zien als de laatste mogelijkheid om te betalen. Daarna onderneem je de volgende stap.

Waarom is wachten geen optie?

Je kunt als ondernemer liquiditeitsproblemen krijgen. Bovendien kan even niet betalen, wel eens helemaal niet betalen betekenen. En je wil je debiteurenrisico zo klein mogelijk houden. Om zo te voorkomen dat jij het financieel krap krijgt terwijl er wel gewerkt is voor het geld.

Betalingsherinnering voorbeeld

Zoek je naar een goede tekst voor je betalingsherinnering? We hebben voor je een informeer en formeel voorbeeld gemaakt.

Leuke en creatieve tekst voor informele betalingsherinnering

Je kunt natuurlijk een heel officiële tekst sturen, maar bij sommige klanten wil je het juist wat laagdrempeliger aanpakken. Een leuke tekst voor een betalingsherinnering? Wij geven je twee opties:

• Stuur een leuke meme (een foto met een tekst) of een GIFje (bewegende afbeelding) met de tekst: Wist je dat er nog iets open staat? Bijvoorbeeld een afbeelding van een inbreker die door een open raam kruipt.
• Speel in op wat je geleverd hebt aan de klant. Stel, je hebt als cateringsbedrijf een lekkere lunch gemaakt voor een bedrijf. Begin dan met: Hebben jullie genoten van ons broodje gezond? En hoe vond je ons unieke aspergesoepje (met als ‘geheim’ ingrediënt onze eigen bospeen)? Lekker? Mooi zo! Wij vonden het ook erg leuk om dit voor jullie te maken. Uit onze administratie blijkt echter…

Formele betalingsherinnering

Wil je het liever wat formeler houden? Dan kun je bijvoorbeeld gebruik maken van het voorbeeld hieronder:

Geachte heer, mevrouw,

Uit onze administratie blijkt dat we de betaling nog niet hebben ontvangen van bijgevoegde factuur. De betalingstermijn is inmiddels verstreken. We verzoeken u  viendelijk om te betalen binnen een termijn van [AANTAL DAGEN INVULLEN] na [DATUM INVULLEN].

Heeft u inmiddels betaald? Dan kunt u deze betalingsherinnering als niet verzonden beschouwen.

Met vriendelijke groet,
[INVULLEN NAAM EN FUNCTIE]

Wat zijn de gevolgen van het niet betalen van een betalingsherinnering?

Betaalt een klant niet na een herinnering? Dan ben je vaak genoodzaakt ingrijpendere acties te ondernemen. Uiteindelijk moet je wellicht een incassobureau inschakelen. En voor de klant zijn er gevolgen (zoals een boete) verbonden aan het te laat betalen. Het kan zelfs voor de rechter eindigen.

Wat doe je als je na meerdere aanmaningen geen reactie krijgt?

Ook na het versturen van meerdere aanmaningen krijg je geen enkele reactie. Wat nu? Het inschakelen van een incassobureau is dan vaak de volgende stap. Meestal wordt geadviseerd om de onbetaalde factuur uit handen te geven, zodra de uiterste betalingstermijn van de derde herinneringsfactuur – de laatste aanmaning – is verstreken. Een incassobureau gaat in feite achter jouw geld aan. Pas wanneer het incassobureau het geld van jouw debiteur heeft ontvangen, krijg jij je geld. Dit kan in sommige gevallen lang duren.

Wij gaan voor de eendaagse betalingstermijn!

Dankzij Voldaan is het sturen van een betalingsherinnering verleden tijd. Dit geldt ook voor de lange betalingstermijn van jouw facturen: wij verkorten de betaaltermijn tot nog maar 1 dag! Je hoeft dus geen 30 dagen, 60 dagen, 90 dagen of zelfs langer te wachten op de betaling. Bovendien is onze service dagelijks opzegbaar. Probeer het verkopen van een factuur gewoon eens een keer uit en ontdek zelf de vele voordelen van factoring.